અર્જન્ટ અને ઇમ્પોર્ટન્ટ: અળવીતરા દિમાગને સીધુંદોર કરવાની કળા

• વાત-વિચાર-શિશિર રામાવત
• તમે બાર વર્ષના બાળકને કોઈ પણ વાત તો જ સમજાવી શકશો જો તમે ખુદ તે વાતને બારીકાઈથી સમજતા હો. જ્યાં સુધી તમે બાર વર્ષના ટાબરિયાને જે-તે વિષય કે મુદ્દો સમજાવી ન શકો ત્યાં સુધી જાણવું કે તમારે વધારે મહેનત કરવાની અને તમારા પોતાના ફન્ડા ક્લીયર કરવાની જરૂર છે.

સતત કહેવાતું રહે છે કે તમારો સમય બરાબર મેનેજ કરો… તમારી કાર્યક્ષમતા વધારો. બરાબર છે. સવાલ છે: કઈ રીતે? શું કરવું જોઈએ તે સૌ જાણતા હોય છે, પણ આ જાણકારીને અમલમાં કેવી રીતે મૂકવી તેની ઘણી વાર આપણને ખબર હોતી નથી. તો, ચાલો આ વિષય પર જુદા જુદા નિષ્ણતાઓએ આપેલાં સૂપૂર્ણપણે વ્યાવહારિક સૂચનો પર નજર ફેરવીએ.
(૧) પાંચ સેકન્ડનો નિયમ: મેલ રોબિન્સ નામની એક સાધારણ મધ્યવયસ્ક અમેરિકન ગૃહિણી. એમની જિંદગીમાં ઉપાધિઓનો પાર નહીં. પતિદેવે બિઝનેસમાં તોતિંગ નુક્સાની વેઠી છે, જુવાન સંતાનોના જીવનમાં જાતજાતની સમસ્યાઓ છે. મેલબહેનને ટેન્શનનો પાર નથી. એમને રોજ થાય કે આખો દિવસ ચિંતા કરીને બેસી રહેવાને બદલે મારે સવારે બહાર ખુલ્લામાં થોડી વાર ચાલવું જોઈએ, થોડી કસરત-બસરત કરવી જોઈએ. એ રોજ એલાર્મ મૂકે, પણ જેવી સવારે એલાર્મ રણકે કે મનમાં જાતજાતનાં બહાનાં ઊભા થઈને ડોલવા માંડે: 'રાતે મોડે સુધી ઊંઘ નહોતી આવી, આજે ચાલવાનું રહેવા દઉં… સહેજ તાવ જેવું લાગે છે, આવી હાલતમાં વોકિંગ ન કરાય…. ઓહો, આજે તો મારે કેટલાં બધાં કામ પતાવવાનાં છે, વોકિંગ સોમવારથી શરૂ કરીશ…'
આપણને સૌને આવો અનુભવ છે. કશુંક નવું કરવાનું આવે એટલે આપણું શરીર હલે જ નહીં. આળસ ચડે. અંદરથી નકાર ઉઠે. ટાળમટોળ ચાલ્યા કરે. મન વિદ્રોહ પોકારે. મેલ રોબિન્સને એક દિવસ વીજળીની જેમ જ્ઞાન લાધ્યું : આ નકાર, આ વિદ્રોહ ત્વરિત નથી હોતો. એલાર્મ વાગે, ઊંઘ ઉડે ને એ જ ક્ષણે હું ફટાક્ કરતી પથારીમાંથી બેઠી થઈ જાઉં ને સીધી બાથરૂમમાં ઘૂસી જાઉં તો પછી આળસ ચડતી નથી. હું પથારીમાંથી થોડીક વાર પડી રહી છું એટલે જ પછી મન જાતજાતનાં બહાનાં ઊપજાવી કાઢે છે. આ 'આત્મજ્ઞાન'ના આધારે મેલ રોબિન્સે એક સૂત્ર અથવા કહો કે નિયમ બનાવ્યો, જેણે એની જિંદગી પલટી નાખી.
સાવ સાદી વાત છે. જુઓ, જ્યારે તમારી અંદર કોઈ એવું કામ કરવાની ઇચ્છા જાગે જે તમારે કોઈ પણ હિસાબે કરવાનું જ છે (જેમ કે પથારીમાંથી બહાર નીકળવું, લખવાનું શરૂ કરવું, કસરત કરવી, મોબાઇલ પર સ્ક્રોલિંગ બંધ કરવું, જેને સતત ટાળ્યા કરતા હોઈએ પણ જે બહુ જ કામનો હોય તેવો ફોન કરવો વગેરે), ત્યારે રિવર્સમાં પાંચ સુધી ગણવું : પાંચ… ચાર… ત્રણ… બે… એક… અને… એક્શન! જેવા તમે 'એક' પર પહોંચો એટલે ફટાક્ કરતાં કામ શરૂ કરી દેવાનું. પથારીની બહાર આવી જવાનું, ડમ્બેલ હાથમાં પકડી લેવાનું, સ્ક્રોલિંગ બંધ કરીને મોબાઇલ સાઇડમાં મૂકી દેવાનો, કોન્ટેક્ટ લિસ્ટમાંથી જે-તે વ્યક્તિનું નામ શોધીને ફોન જોડી દેવો વગેરે. આપણા અળવીતરા દિમાગને બહાનું પેદા કરવાનો કે આળસ કરવાનો મોકો આપવાનો જ નહીં. સિમ્પલ ! તમે જેટલો વિલંબ કરશો એટલું કામ ન કરવાનું મજબૂત બહાનું મન શોધી લેશે.
ઉલટી ગણતરી કરવા માટે થોડા એલર્ટ થવું પડે છે. તમે રિવર્સ કાઉન્ટડાઉન શરૂ કરો છો તેથી બહાનું શોધી રહેલા મન પાસે બીજું કામ આવી પડે છે. તે ઉલટી ગણતરી કરવામાં બિઝી થઈ જાય છે, પરિણામે બહાનું મનમાં ઊગતું નથી. યાદ રહે, 'એક' પર પહોંચો ત્યાં સુધીમાં તમારે એક્શન લઈ લેવાની છે. પેલું કહે છેને, 'જસ્ટ ડુ ઈટ!' આ ટેકનિક અજમાવવા જેવી છે. ધારો કે પાંચ સુધીના કાઉન્ટડાઉનમાં ધાર્યું પરિણામ ન આવતું હોય તો તમે પાંચને બદલે દસથી એક સુધી ઉલટી ગણતરી કરી શકો છો. ટ્રાય ઇટ!
(૨) ફેનમેન ટેકનિક : રિચર્ડ ફેનમેન વીસમી સદીના એક જાણીતા અમેરિકન ભૌતિકશાસ્ત્રી હતા, જેમને ૧૯૬૫માં ભૌતિકશાસ્ત્ર માટે નોબેલ પુરસ્કાર મળ્યો હતો. તેઓ અઘરામાં અઘરા વૈજ્ઞાનિક સિદ્ધાંતોને સાવ સરળમાં સરળ અને રસપ્રદ રીતે સામાન્ય લોકોને સમજાવી શકતા. આ માટે તેમણે એક ટેકનિક વિકસાવી હતી, જે ફેનમેન ટેકનિક તરીકે જાણીતી છે. સૌથી પહેલાં તો તમે નક્કી કરો કે તમે સામેના માણસને (અથવા તો ઓડિયન્સને) એક્ઝેક્ટલી શું સમજાવવા માગો છો. ધારો કે તમે ગ્લોબલ વોર્મિંગ પર વાત કરવા માગો છો. તો આ વિષયને કાગળ પર એવી રીતે લખો કે જાણે તમે કોઈ બાર વરસના ટાબરિયાને સમજાવી રહ્યા હો. યાદ રહે, તમારા લખાણમાં અટપટા કે ટેકનિકલ શબ્દોની રમઝટ સહેજ પણ થઈ હોવી ન જોઈએ. આ રીતે સરળતાથી લખતાં લખતાં તમે કોઈક જગ્યાએ અટકી પડો તો સમજી લો કે તમે ખુદ જે-તે ટોપિક બરાબર સમજ્યા નથી. તમે પાછું તમારું હોમવર્ક કરો, વાંચો, સ્પષ્ટ થાઓ, અને ફરી કોશિશ કરો.
બધી વાત કંઈ બાળકોને સમજાવવાની કે ભાષણ આપવા માટે નથી હોતી. મુદ્દો એ ચકાસવાનો છે કે તમે ખુદ જે-તે વિષયને સારી રીતે સમજ્યા છો કે નહીં. તમે નાના બાળકને કોઈ પણ વાત તો જ સમજાવી શકો છો જો તમે ખુદ તે વાતને સંપૂર્ણપણે સમજ્યા હો. જ્યાં સુધી આ શક્ય ન બને ત્યાં સુધી જાણવું કે વધારે મહેનત કરવાની અને તમારા પોતાના ફન્ડા ક્લીયર કરવાની જરૂર છે.
(૩) આઈઝનહોવર મેટ્રિક્સ : ડ્વાઇટ આઈઝનહોવર એટલે અમેરિકાના ૩૪મા પ્રેસિડન્ટ. બીજા વિશ્વયુદ્ધ દરમિયાન તેઓ અમેરિકન આર્મીમાં ફાઇવ-સ્ટાર જનરલ હતા. તેમણે એક બહુ જ સરસ કોઠો બનાવ્યો હતો. આ કોઠો ખરેખર તો એક પ્રોડક્ટિવિટી ટૂલ છે. એક ઊભી અને એક આડી લીટી કરીને ચાર ખાનાં પાડો. પ્રત્યેક ખાનાને આ રીતે મથાળું આપો: (૧) અર્જન્ટ અને ઇમ્પોર્ટન્ટ, (૨) ઇમ્પોર્ટન્ટ પણ અર્જન્ટ નહીં, (૩) અર્જન્ટ પણ ઇમ્પોર્ટન્ટ નહીં, (૪) ન અર્જન્ટ, ન ઇમ્પોર્ટન્ટ.
હવે માનો કે તમારે આજે અથવા એક અઠવાડિયામાં અથવા એક મહિનામાં પંદર કામ પૂરાં કરવાનાં છે. આ પંદર કામોને આ ચાર ખાનામાં યોગ્ય રીતે વહેંચી દો. 'અર્જન્ટ અને ઇમ્પોર્ટન્ટ'વાળા ખાનામાં ક્યાં ક્યાં કામ દેખાય છે' તે સૌથી પહેલાં પૂરાં કરો. ત્યાર પછી 'ઇમ્પોર્ટન્ટ, પણ અર્જન્ટ નહીં' ખાનામાં લખાયેલાં કામ શેડયુલ કરો. જુઓ કે ત્રીજા ખાનામાં (અર્જન્ટ પણ ઇમ્પોર્ટન્ટ નહીં) લખાયેલાં કામો બીજા કોઈને સોંપી શકાય તેમ છે? જો હા, તો તેમને સોંપી દો. ચોથા અને છેલ્લા ખાનામાં લખાયેલાં કામ (ન અર્જન્ટ, ન ઇમ્પોર્ટન્ટ) નકામાં છે. તેથી તેના પર ચોકડી મારી દો. તે કરવાની કશી જરૂર નથી. આઈઝનહોવર મેટ્રિક્સ ખરેખર એક અસરકારક ટેકનિક છે. તેનાથી ક્યા કામને કેટલું પ્રેફરન્સ આપવા જેવું છે તે વિશે વૈચારિક સ્પષ્ટતા મળે છે.
(૪) બે મિનિટનો નિયમ: પાંચ સેકન્ડના નિયમ પછી હવે આવે છે બે મિનિટનો નિયમ. તમારી સામે કોઈ પણ નાનું કામ આવે, જેમ કે કામનો મેસેજ કરવો અથવા મહત્ત્વના મેસેજનો જવાબ આપવો, કમ્પ્યુટર પર કોઈ ફાઇલ સેવ કરવી વગેરે, ત્યારે તમારી જાતને પૂછો : 'શું હું આ કામ બે મિનિટથી ઓછા સમયમાં પૂરું કરી શકું તેમ છું?' જો જવાબ હા હોય તો 'કરવાંનાં કામની યાદી' અથવા 'ટુ ડુ લિસ્ટ'માં તેને ઉમેરવાને બદલે તાત્કાલિક તે કામ કરી જ નાખો. નાનાં નાનાં, પણ અધૂરાં રહી જતાં કામો બિનજરૂરી માનસિક દબાણ પેદા કરતાં હોય છે. આવી પરિસ્થિતિ ઊભી જ નહીં થવા દેવાની.
(૫) પોમોડોરો ટેકનિક: એક વાત સ્વીકારી લો - આપણે સૌ મોબાઇલના બંધાણી થઈ ગયા છીએ. આપણો હાથ ઘડીએ-ઘડીએ મોબાઇલ પર જતો રહે છે ને સોશિયલ મિડીયા પર ફાલતુ પોસ્ટ્સ-રીલ્સ જોવામાં આપણી અડધી-એક કલાક ક્યાં વેડફાઈ જાય છે તેની ખબર પણ પડતી નથી. આવું ન થાય તે માટે પોમોડોરો ટેકનિક અજમાવવા જેવી છે. ધારો કે રોજ સવારના ત્રણ કલાક તમારા માટે બહુ જ મહત્ત્વના હોય છે. તમે ઇચ્છતા હો છો કે આ ત્રણ કલાકનો તમે મહત્તમ ઉપયોગ કરો. તો તમે ૨૫ મિનિટનું ટાઇમર મૂકો. આ પચ્ચીસ મિનિટ માટે ફોનને તમારાથી ખાસ્સો દૂર, તમારી નજર ન પડે તેવી જગ્યાએ મૂકો. આ પચ્ચીસ મિનિટ સંપૂર્ણ એકાગ્રતા સાથે કામ કરો. પચ્ચીસ મિનિટે એલાર્મ વાગે એટલે ઊભા થાઓ. પાંચ મિનિટનો બ્રેક લો. આ પાંચ મિનિટમાં તમે મોબાઇલ ચેક કરો, પાણી પીઓ, લટાર મારો, આડા પડો, કંઈ પણ કરો. પાંચ મિનિટ પૂરી થાય એટલે ફરી ૨૫ મિનિટનું ટાઇમર સેટ કરી દો. ફરી એકાગ્રતાપૂર્વક કામ શરૂ. આમ, પાંચ-પાંચ મિનિટના 'ઓફિશિયલ' મોબાઇલ બ્રેકને કારણે તમે પચ્ચીસ-પચ્ચીસ મિનિટના ટુકડામાં ઘણું બધું કામ સરસ રીતે પતાવી નાખશો.
ટાઇમ મેનેજ કરવાની અને કાર્યક્ષમતા વધારવા માટે જ્ઞાનીઓએ આ સિવાય પણ ઘણી તરકીબો સૂચવી છે. તે વિશે ફરી ક્યારેક.