સારી પ્રેઝન્ટેશન સ્કિલ્સ વિક્સાવવી છે ?

- Ãknu÷ktLkku Mk{Þ nkuÞ fu yksLkku, ÃkkuíkkLke ðkík yMkhfkhf heíku hsw fhíkkt þe¾ðwt Mkki {kxu yrLkðkÞo Au

તમે જોબ માર્કેટમાં હો અને જુદી જુદી કંપનીની રીક્રુટમેન્ટ જાહેરાતો પર નજર ફેરવતા હો તો બધી જ પોસ્ટમાં જરૂરી આવડતોમાં આ એક વાતનો ઉલ્લેખ અચૂક હોય, સારી કમ્યુનિકેશન સ્કિલ! એ રીક્રુટમેન્ટ એડ ઓફિસ એક્ઝિક્યુટિવની હોય કે પછી કંપનીના ચીફ એક્ઝિક્યુટિવ ઓફિસર માટેની, સારી કમ્યુનિકેશન સ્કિલ સૌ માટે અનિવાર્ય હોય છે. આપણે કોઈ પણ પોસ્ટ માટે એપ્લાય કરી દઇએ અને પછી ઇન્ટરવ્યૂનો સામનો કરવાનો સમય આવે ત્યારે એ પહેલે જ પગથિયે આપણી કમ્યુનિકેશન સ્કિલ કેવી છે એ પરખાઈ આવે!

પરંતુ કમ્યુનિકેશન સ્કિલ એટલે ફક્ત સારું બોલતાં આવડે એટલું નહીં. કમ્યુનિકેશન હંમેશા ટુ-વે પ્રોસેસ હોય છે. એટલે કે આપણે કંઈક બોલીએ એ સામેની વ્યક્તિ સુધી બરાબર પહોંચે અને તે આપણી વાત બરાબર સમજી શકે ત્યારે કમ્યુનિકેશન પૂરું થયું ગણાય. આવું હંમેશાં બને તો આપણે સારી કમ્યુનિકેશન સ્કિલ ધરાવીએ છીએ એવું કહી શકાય.

આવી સ્કિલ, સારી રીતે પ્રેઝન્ટેશન આપતાં શીખીને પણ કેળવી શકાય.

આજના સમયમાં પબ્લિક સ્પીકિંગ અને ગ્રૂપ સ્પીકિંગની આવડત બહુ મહત્ત્વની બની ગઈ છે. ઓનલાઇન વીડિયો મીટિંગ દરમિયાન પણ દરેક વખતે આપણી કમ્યુનિકેશન સ્કિલનું પાણી મપાતું હોય છે.

તેમ છતાં સ્ટેજ પર જઇને માઇક પર બોલવાની વાત આવે ત્યારે ભલભલા લોકોનાં મોતિયાં મરી જતાં હોય છે. કારણ કદાચ એ કે નાનપણથી આપણને જાહેરમાં બોલવાની પૂરતી તાલીમ કે તક મળી હોતી નથી. સદભાગ્યે હવે સ્કૂલ્સમાં બાળસભામાં બધા વિદ્યાર્થીઓને કોઈ ને કોઈ મુદ્દે બોલવાની તક આપવામાં આવે છે તેમ પ્રેઝન્ટેશન કરતાં પણ શીખવવામાં આવે છે.

તમને એ બધી તક મળી ન હોય તો પણ હજી મોડું થયું નથી. તમારે બહુ મોટી સંખ્યામાં લોકો સામે પબ્લિક સ્પીકિંગ તો ઠીક, ૧૦-૧૨ લોકો સામે રૂબરૂ અથવા ઓનલાઇન મીટિંગમાં પ્રેઝન્ટેશન કરવાનું થતું હોય તો હજી પણ આ બાબતે તમે સારી આવડત કેળવી શકો છો. નવા સમયમાં આપણને તેના નવા, અફલાતૂન ટૂલ મળ્યાં છે. અાવા એક, માઇક્રોસોફ્ટ તરફથી બિલકુલ મફત મળતા ટૂલ વિશે અહીં જાણી લો!

{kR¢kuMkku^x ‘MÃkefh fku[’Lku økwÁ çkLkkðeyu

સારું પ્રેઝન્ટેશન કરતાં આવડે એ ચોક્કસપણે એક આગવી કલા છે અને દરેક કલાની જેમ પ્રેઝન્ટેશન સ્કિલ્સ પણ રિયાઝથી એટલે કે પ્રેક્ટિસથી કેળવી શકાય છે. મોટા ભાગના લોકો સ્કૂલ, કોલેજ કે ઓફિસમાં મહત્ત્વનું પ્રેઝન્ટેશન આપવાનું હોય ત્યારે પહેલાં પોતાના મિત્રોને સામે બેસાડીને તેમની સામે પ્રેઝન્ટેશન કરવાની પ્રેક્ટિસ કરતા હોય છે. કદાચ તમે પણ એમ કરતા હશો. પરંતુ આ પદ્ધતિ ત્યારે કામ લાગે જ્યારે આપણા મિત્રો પોતે સારી કમ્યુનિકેશન સ્કિલ ધરાવતા હોય અને આપણી ભૂલો પારખીને તેને સુધારવામાં આપણી મદદ કરી શકે!

માઇક્રોસોફ્ટનો પાવરપોઇન્ટ પ્રોગ્રામ વર્ષોથી દુનિયાના કરોડો લોકોને સરસ રીતે પ્રેઝન્ટેશન તૈયાર કરવાની તક આપે છે. હમણાં સુધી તેમાં મૂળ પ્રેઝન્ટેશન તૈયાર કરવાની જ સગવડ મળતી હતી એટલે કે આપણે અલગ અલગ સ્લાઇડ્સમાં હેડિંગ, અન્ય ટેકસ્ટ, ઇમેજિસ, ઓડિયો-વીડિયો વગેરે મૂકી શકીએ તથા દરેક સ્લાઇડ પ્રેઝન્ટ કરતી વખતે ધ્યાનમાં રાખવાના મુદ્દા નોટ્સ તરીકે ઉમેરી શકીએ. પરંતુ એથી વિશેષ પ્રેઝન્ટેશન કઈ રીતે કરવું તેની સગવડ આ સોફ્ટવેરમાં નહોતી.

૨૦૧૯માં કંપનીએ આ સગવડ પણ આપી અને પોતાના પ્રોગ્રામમાં ‘પ્રેઝન્ટેશન કોચ’ નામનું એક ફીચર ઉમેર્યું.

હવે તેમાં નવા સમય મુજબ આર્ટિફિશિયલ ઇન્ટેલિજન્સ આધારિત નવી સગવડો ઉમેરવામાં આવી છે અને આ ફીચરનું નામ બદલીને ‘સ્પીકર કોચ’ કરવામાં આવ્યું છે. નામ મુજબ આ ટૂલ આપણે તૈયાર કરેલા પ્રેઝન્ટેશનનું રિહર્સલ કરવામાં અને આપણી જુદી જુદી ભૂલો સુધારી લેવામાં એક કોચની જેમ આપણી મદદ કરે છે.

સ્પીકર કોચનો લાભ કઈ રીતે લેવો?

આ સુવિધા માઇક્રોસોફ્ટના પાવરપોઇન્ટ પ્રોગ્રામના લેટેસ્ટ વર્ઝનમાં મળે છે. તમારી પાસે આવું નવું વર્ઝન ન હોય તો પણ ચિંતા કરવાની જરૂર નથી. તમે કાયદેસર રીતે, તદ્દન મફતમાં આ ટૂલનો લાભ લઈ શકો છો. ફક્ત તમારા કમ્પ્યૂટરમાં સારું ઇન્ટરનેટ કનેકશન જોઇશે! તમે વનડ્રાઇવનો ઉપયોગ કરતા હો કે માઇક્રોસોફ્ટ ૩૬૫ના પેઇડ સબસ્ક્રાઇબર હો એવું પણ જરૂરી નથી (આ ટૂલ ઓનલાઇન મીટિંગ્સ માટે ઉપયોહી માઇક્રોસોફ્ટ ટીમ્સમાં પણ ઉમેરાઈ ગયું છે). એ ધ્યાનમાં રાખશો કે આ ટૂલ અત્યારે ફક્ત ઇંગ્લિશમાં તૈયાર કરાયેલા પ્રેઝન્ટેશનની પ્રેક્ટિસ કરવામાં આપણી મદદ કરી શકે છે.

ઓકે, તો આપણે આ ટૂલનો ઉપયોગ કરીને આપણી પ્રેઝન્ટેશન સ્કિલ્સ સુધારવાનાં સ્ટેપ્સ સમજીએ.

તમારા કમ્પ્યૂટરના બ્રાઉઝરમાં https://www.office.com/ પર જાઓ. અહીં તમે માઇક્રોસોફ્ટના એકાઉન્ટથી લોગઇન થઈ શકો છો. જો આવું એકાઉન્ટ ન હોય તો તે અહીંથી જ સહેલાઈથી ક્રિએટ કરી શકાશે. આ ફ્રી એકાઉન્ટમાં આપણને ૫ જીબીની ક્લાઉડ સ્ટોરેજ મળે છે તેમ જ માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડ, એક્સેલ, પાવરપોઇન્ટ, આઉટલૂક વગેરે પોપ્યુલર ઓફિસ પ્રોગ્રામ્સના લેટેસ્ટ વર્ઝનનો ઉપયોગ કરવાની તક મળે છે. અલબત્ત આ પ્રોગ્રામ આપણે કમ્યૂટરમાં ડાઉનલોડ કરી શકતા નથી. આપણે તેનો ઉપયોગ વેબમાં જ કરવાનો રહે છે.office.com પર પોતાનું એકાઉન્ટ ખોલીને તેમાં એન્ટર થશો એટલે તેમાં વર્ડ, એક્સેલ, પાવરપોઇન્ટ વગેરેના નવા ડોક્યુમેન્ટ ક્રિએટ કરી શકાશે. તમારી પાસે આ પ્રોગ્રામ્સના જૂના ડોક્યુમેન્ટ્સ હોય તો તેને અહીં અપલોડ કરી શકાશે.

માની લઇએ કે તમે ઇંગ્લિશમાં કોઈ પ્રેઝન્ટેશન તૈયાર કર્યું છે અને તેને અહીં અપલોડ કર્યું છે. એ પ્રેઝન્ટેશન ફાઇલને ડબલ ક્લિક કરીને ઓપન કરો.

તમે પાવરપોઇન્ટ પ્રોગ્રામથી પરિચિત હશો તો જાણતા હશો કે મથાળાના મેનૂમાં ‘સ્લાઇડ શો’ પર ક્લિક કરીને આપણે પ્રેઝન્ટેશન મોડમાં આવી શકીએ છીએ. એ મોડમાં આપણે ફૂલસ્ક્રીનમાં પ્રેઝન્ટેશન જોઈ શકીએ છીએ.

પ્રેઝન્ટેશનની પ્રેક્ટિસ કરવા માટે ફાઇલ ઓપન કર્યા પછી મથાળાના મેનૂમાં સ્લાઇડ શોમાં ક્લિક કરીને ‘રિહર્સ વિથ કોચ’નો ઓપ્શન ક્લિક કરો. તેમાં ‘બોડી લેંગ્વેજ’નો વિકલ્પ પણ ઓન કરો. આપણું પ્રેઝન્ટેશન ફૂલસ્ક્રીન મોડમાં આવશે અને સ્ક્રીન પર નીચે જમણા ખૂણે ‘સ્ટાર્ટ રિહર્સિંગ’ અને તેની સાથે લાઇવ ફીડબેક મેળવવાનો વિકલ્પ આપતું એક બોક્સ જોવા મળશે.

પ્રેઝન્ટેશનની પ્રેક્ટિસ કરવા માટે તમે તૈયાર હો ત્યારે ‘સ્ટાર્ટ રિહર્સિંગ’  બટન પર ક્લિક કરો અને વાસ્તવિક ઓડિયન્સ સામે પ્રેઝન્ટેશન આપતા હો તે રીતે એક પછી એક સ્લાઇડ ઓપન કરી તેના વિશે બોલવાનું શરૂ કરો. પેલા બોક્સમાં આપણા પ્રોગ્રેસ અને પ્રેઝન્ટેશનની રીત પર લાઇવ ફીડબેક મળતો જશે.

પ્રેઝન્ટેશનના અંતે રિહર્સલ પૂરું કરતાં એક પેજ ખૂલે છે અને તેમાં આપણું પર્ફોર્મન્સ કેવું રહ્યું તેનાં વિવિધ પાસાં માટે આપણો સ્કોર દર્શાવવામાં આવે છે. દરેક બાબત વિશે ‘લર્ન મોર’  લિંક પર ક્લિક કરતાં હજી વધુ વિગતો મળે છે.

કેવો ફીડબેક મળે છે?

પ્રેઝન્ટેશન સમયે શું બોલીએ છીએ અને કઈ રીતે બોલીએ છીએ એ બંને બાબત બહુ મહત્ત્વની હોય છે. સ્પીકર કોચ આ બંને બાબતે,  જુદી જુદી બાબતો પર ફોકસ સાથે આપણું પર્ફોર્મન્સ સુધારવા વિશે માર્ગદર્શન આપે છે. જેમ કે,

બોડી લેંગ્વેજઃ આપણે સ્પીકર કોચના વેબ વર્ઝનમાં પ્રેક્ટિસ કરતા હોઇએ ત્યારે વેબકેમની મદદથી આ કોચ આપણી બોડી લેંગ્વેજ તપાસી શકે છે. ઓનલાઇન મીટિંગ સમયે તમે જોતા હશો કે ઘણા લોકો કાં તો કેમેરાની પાસે બેઠા હોય અથવા દૂર બેઠા હોય કે તેમના કેમેરાનો એંગલ જ વિચિત્ર હોય. પ્રેક્ટિસ સમયે આવી ભૂલ કરીએ ત્યારે પ્રેક્ટિસ કોચ એ જ સમયે આપણું ધ્યાન દોરે છે. રિહર્સલના અંતે જે રિપોર્ટ મળે તેમાં આપણે કયા સમયે કેમેરાથી બહુ દૂર કે નજીક હતા અને કયા સમયે યોગ્ય અંતર જાળવ્યું હતું એ, જે તે સમયના ફોટોગ્રાફ સાથે આપણને બતાવવામાં આવે છે!

વર્બલ કમ્યુનિકેશનઃ પ્રેઝન્ટેશન સમયે આપણું વર્બલ કમ્યુનિકેશન કેવું છે એ વિશે પણ સ્પીકર કોચ મહત્ત્વની ઇનસાઇટ્સ આપે છે. જેમ કે

પ્રેઝન્ટેશન આપતી વખતે આપણે વધુ પડતી ઝડપે કે વધુ પડતા ધીમા રહીને બોલીએ છીએ?

આપણી વોઇસ પિચ કેવી છે? વધુ પડતા ઊંચા કે નીચે સ્વરે બોલીએ છીએ? કે પછી એકધારા કંટાળાજનક ટોનમાં બોલતા રહીએ છીએ?

પ્રેઝન્ટેશન કરતા મોટા ભાગના લોકોની જેમ, આપણે પણ સ્લાઇડમાં લખેલી ટેકસ્ટ વાંચી જઇએ છીએ? કે પછી તેનો માત્ર પોઇન્ટ તરીકે ઉપયોગ કરીને ઓરિજિનલ શબ્દોમાં એ વાત સમજાવીએ છીએ?

વારંવાર એકના એક શબ્દોનો ‘ફિલર’ તરીકે ઉપયોગ કરીએ છીએ?  તમારો જાત અનુભવ હશે કે પ્રેઝન્ટેશન આપતી વખતે આપણે ઘણી વાર બે વાક્યો વચ્ચે ખચકાટ અનુભવીએ છીએ અને એને પૂરવા માટે બેધ્યાનપણે ‘અમ્મ…’, ‘યુ નો…’, ‘આઇ થિંક’ વગેરે શબ્દોનો વારંવાર ઉપયોગ કરીએ છીએ.

પ્રેઝન્ટેશન વખતે સૌનો સમાવેશ થતો હોય એવા શબ્દોનો ઉપયોગ કરીએ છીએ? જેમ કે ‘પોલીસમેન’ બોલવાને બદલે ‘પોલીસ ઓફિસર’ બોલવું જોઇએ આથી મહિલાઓનો પણ આપણી વાતમાં સમાવેશ થઈ શકે!

સ્પીકર કોચ આ બધી બાબતો વિશે આપણને લાઇવ તેમજ રિપોર્ટ સ્વરૂપે ફીડબેક આપે છે. આપણી પ્રાઇવસી જાળવવા માટે આ ફીડબેક કે રિપોર્ટ માઇક્રોસોફ્ટના સર્વરમાં સેવ થતા નથી. સ્ક્રીનસોટ લઇને ક્યાંક સાચવી રાખવો પડે.

ટૂલ ઉપયોગી લાગ્યું? તમારે પ્રેઝન્ટેશન કરવાનાં થતાં હોય તો ઉંમરના ગમે કે પડાવે એકલવ્ય બની શકાય!

RLxhÔÞqLke «uÂõxMk {kxu WÃkÞkuøke Úkþu økqøk÷Lkwt yk xq÷

તમને યાદ હોય તો ‘ટેકનોવર્લ્ડ’માં આપણે અગાઉ ઇન્ટરવ્યૂની પ્રેક્ટિસ કરવામાં મદદ કરતા ગૂગલના એક ટૂલ (https://grow.google/certificates/interview-warmup/) વિશે વિગતવાર વાત કરી હતી.

એ ટૂલ ખાસ કરીને ઇન્ફર્મેશન ટેકનોલોજીના સ્ટુડન્ટ્સ તથા અન્ય ફીલ્ડમાં જોબ ઇન્ટરવ્યૂ ક્રેક કરવાની કોશિશ કરતા વિદ્યાર્થીઓને મદદરૂપ થાય છે. સ્ટુડન્ટ્સ આ ટૂલની મદદથી પોતે ઇન્ટરવ્યૂનો સામનો કરી રહ્યા હોય એ જ રીતે વિવિધ સવાલોના જવાબ આપી શકે છે. તેઓ બોલીને અથવા ટાઇપ કરીને જવાબ આપી શકે અને પછી આ ટૂલ તેમનું ‘ઇન્ટરવ્યૂ’માં પર્ફોર્મન્સ કેવું રહ્યું એનો રિપોર્ટ આપે છે. 

આપણે જે તે ઇન્ડસ્ટ્રીને સંબંધિત શબ્દોનો પોતાના જવાબમાં ઉલ્લેખ કર્યો કે નહીં, કેટલા શબ્દો આપણે વારંવાર બોલ્યા વગેરે જુદી જુદી બાબતોનું આ ટૂલ વિશ્લેષણ કરી આપે છે. પર્ફોર્મન્સ કેવી રીતે સુધારી શકાય તેની ટિપ્સ પણ આપે છે. ગૂગલના આ ઇન્ટર્વૂય ટૂલની જેમ માઇક્રોસોફ્ટનું ટૂલ પ્રેઝન્ટેશન સમયે આપણું પર્ફોર્મન્સ સુધારવામાં મોટી મદદ કરી શકે છે.