સતત ઊંચે જવું છે ? કેળવી લો આ ડિજિટલ આદતો !

- yksÚke MkqÞo W¥kh íkhV økrík fhþu, ykÃkýu Ãký ßÞkt nkuEyu íÞktÚke Ÿ[u ÃknkU[ðkLke fkurþþ fheyu, rLkÞr{ík heíku

આજે ચગાવવાના પતંગની કિન્ના તમે ગઈ કાલે રાત્રે બાંધી લીધી હતી? એ જ છે ટાઇમ/ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ. અથવા, તૈયાર કિન્નાવાળી પતંગો જ ખરીદી લીધી? એ જ છે સ્માર્ટ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ. સવારે પોળમાં, બપોરે ફ્રેન્ડના ધાબે ને સાંજે કોઈ રિસોર્ટમાં જવાનું પ્લાનિંગ કરી લીધું છે? એ જ છે સ્માર્ટ ટાઇમ બ્લોકિંગ!

આપણા પેશનની વાત હોય ત્યારે આપણે જે ટેકનિક્સનો ઉપયોગ કરીએ છીએ એ જ સ્ટડી કે પ્રોફેશનમાં પણ ઉપયોગમાં લઈએ તો આજે આકાશમાં ચઢતા પતંગની જેમ આપણે સતત સતત ઊંચે જઈએ. આ આદતો જાળવી રાખીએ તો ક્યારેય ગોથાં ન ખાઈએ! બધું એક સાથે વાંચવાની કે કરવાની જરૂર નથી. ભલે થોડું, થોડું, પણ નિયમિત રીતે કરી જુઓ - ફર્ક નજર આયેગા!

દિવસની શરૂઆત પૂરી સ્પષ્ટતા સાથે

દિવસની શરૂઆત, આખા દિવસમાં કયાં કયાં કામ કરવાનાં છે તેની પૂરેપૂરી સ્પષ્ટતા સાથે. જો તમે દૈનિક, અઠવાડિક અને માસિક કામકાજનું યોગ્ય રીતે લિસ્ટ જાળવી શકતા હો તો સૌથી સારું. બધું યાદશક્તિ પર છોડવાને બદલે કોઈ ને કોઈ એપનો ઉપયોગ કરવો વધુ સારો. આવી એપ પણ વારંવાર બદલવાને બદલે, જુદી જુદી એપ્સ તપાસ્યા પછી, આપણી જરૂરિયાત સૌથી સારી પૂરી શકતી હોય તેવી કોઈ એક એપ પસંદ કરીએ અને તેનો જ નિયમિત ઉપયોગ કરીએ. દિવસની શરૂઆતમાં જ એ એપ ઓપન કરીએ, મુખ્ય ત્રણ કામ પસંદ કરીએ અને એ કોઈ પણ ભોગે પૂરાં કરીએ!

સમયથી આગળ રહેવા માટે કેલેન્ડર

સફળતાનો એક શ્યોર-શોટ શોર્ટકટ છે ટાઇમ મેનેજમેન્ટ. અગાઉ આપણે વર્ષની શરૂઆતમાં નવા વર્ષની ડાયરી કે પ્લાનર ખરીદી લાવતા. હવે એવી જરૂર નથી. તમારા સ્માર્ટફોનમાં કોઈ પણ ડિજિટલ કેલેન્ડર અપનાવી લો. તે પીસી/લેપટોપ સાથે સિંક્ડ રહેશે જ. આખા વર્ષ દરમિયાન ભરવાનાં પ્રીમિયમ, મંથલી બિલ પેમેન્ટ્સથી માંડીને એક્ઝામ કે પ્રોજેક્ટની ડેટ્સ, એની તૈયારીનું વિકલી-ડેઇલી પ્લાનિંગ... બધું જ નિશ્ચિત ટાઇમ બ્લોક કરવાની ટેવ સાથે કેલેન્ડરમાં નોંધી રાખીએ અને દિવસમાં વારંવાર કેલેન્ડર પર નજર ફેરવવાની ટેવ રાખીએ તો હંમેશાં સમયથી આગળ રહી શકીએ!

ટાઇમ બ્લોકિંગ અને ટાઇમરનો ઉપયોગ

આપણા સૌ માટે દિવસના નિશ્ચિત ૨૪ કલાક જ છે, એમાંથી ખરેખર કામ માટે કેટલા કલાક ફાળવી શકીએ અને એટલા કલાકનો સૌથી સ્માર્ટ ઉપયોગ કેવી રીતે કરી શકીએ એના પર આપણી સફળતાનો બધો આધાર છે. બાજુમાં ડિજિટલ કેલેન્ડરમાં ટાઇમ બ્લોક કરવાની વાત કરી છે, એ મુજબ બપોરે અઢીથી સવા ત્રણ વાગ્યા સુધી ફિઝિક્સના સ્ટડી માટે ટાઇમ બ્લોક કર્યો હોય તો તેને ટાઇમ મેનેજમેન્ટ સાથે પૂરું કરવા ફોનમાં કોઈ Pomodoro Timer એપ ઉમેરી દો. આવી એપ આપણને ચોક્કસ સમય દરમિયાન, પહેલેથી નક્કી કરેલી બાબત પર ફોકસ કરવામાં મદદ કરે છે.

જે કંઈ મહત્ત્વનું હોય એ લખી રાખીએ

નજીકના સમયમાં જે કોઈ કામ કરવાં જરૂરી હોય એ બધાં જ, ટૂંકામાં ટૂંકી નોંધ સાથે, યોગ્ય રીતે લખી નાખવાની ટેવ કેળવવા જેવી છે. કંઈ પણ યાદશક્તિ પર ન છોડવું. મગજનો ઉપયોગ બીજી વધુ મહત્ત્વની બાબતો માટે અનામત રાખવો. ગૂગલ કીપ કે બીજી કોઈ પણ સિમ્પલ એપ અથવા ટુ-ડુ લિસ્ટનો ઉપયોગ કરી શકાય. મહત્ત્વનું એ કે કોઈ પણ વિચાર આવ્યો, જે મહત્ત્વનું લાગ્યું એ બધું, એ એપ ફટાફટ ઓપન કરી તેમાં નોંધાઈ જવું જોઈએ. પછી જ્યારે તેના પર ફરી નજર દોડાવવી હોય, એક્શન લેવાનાં હોય ત્યારે એ બધું એકદમ સહેલાઈથી મળવું પણ જોઈએ.

સાવ સાદું ટુ-ડુ લિસ્ટ પણ ચાલે

હવે સ્માર્ટફોન સતત આપણા હાથમાં જ રહે છે અને એમાંની એપ્સ આપણા પીસી/લેપટોપ સાથે કનેક્ટેડ-સિંક્ડ રહે છે એટલે જરૂરી કામકામની યાદી માટે કોઈ પણ સારી ટુ-ડુ લિસ્ટ એપ (ટિકટિક, માઇક્રોસોફ્ટ ટુડુ, ગૂગલ ટાસ્ક્સ, ટુડુઇસ્ટ વગેરેમાંથી કોઈ પણ)નો ઉપયોગ કરીએ તો વધુ સારું. આવી એપના ઉપયોગથી કામ ઉલટાનું વધી જતું હોય તો સાવ સાદી રીતે, કાગળ-પેનથી જ નાનું એવું લિસ્ટ જાળવવું પણ સારું. એ લિસ્ટ સતત ટેબલ પર કે ખિસ્સામાં રહે. કામ પૂરું થતું જાય એમ એમ ટિક કરવાથી ઉત્સાહ પણ જળવાઈ રહીશે! વાત ફક્ત નિયમિતતા કેળવવાની છે.

ઇનફ્લો-આઉટફ્લો પર ધ્યાન

બિઝનેસમાં ઇનફ્લો ને આઉટફ્લો એટલે રૂપિયાની આવક-જાવક પર નજર. એ મુદ્દો ચોક્કસ અગત્યનો, પણ વિદ્યાર્થીઓની કે રોજિંદા જીવનની વાત કરીએ તો ઇનફ્લો એટલે આપણા મગજમાં શું ઘૂસે છે તે અને આઉટફ્લો એટલે આપણે તેનો કેવો, કેટલો ઉપયોગ કરીએ છીએ તે. નોટિફિકેશન્સ, સોશિયલ મીડિયા, વીડિયો વગેરેમાં - ખાસ તો નકામા સ્ક્રોલિંગમાં - બહુ સમય વેડફાતો હોય તો ઇનફ્લોમાં ગરબડ થશે જ. એ પછી આઉટફ્લો પણ બગડશે. સોશિયલ મીડિયા,યુટ્યૂબ વગેરે ચોક્કસ ઉપયોગી છે, પણ એના પર આપણો કંટ્રોલ હોય ત્યારે.

ફિિઝકલ સ્પેસનું ડીક્લટરિંગ

આપણું સ્ટડી ટેબલ, ઓફિસ ટેબલ, આખું વર્ક સ્ટેશન, કમ્પ્યૂટર કે સ્માર્ટફોનમાં ફોલ્ડર મેનેજમેન્ટ વગેરે જેટલું સ્પષ્ટ અને વેલ ઓર્ગેનાઇઝ્ડ હશે એટલું આપણું કામ વધુ સહેલું અને સ્ટ્રેસ-ફ્રી બનશે. ફિઝિકલ સ્પેસનું ડીક્લટરિંગ કમ્પ્યૂટર-સ્માર્ટફોનના કેબલ્સના ઓર્ગેનાઇઝેશનથી શરૂ થાય. જરૂર હોય અને શક્ય હોય તો લેપટોપ સાથે અથવા પીસીમાં જ બે મોનિટરનું સેટ અપ પણ કરી જુઓ. આપણે મોટા ભાગે એક બાજુ કોઈ ને કોઈ રેફરન્સ લઈને બીજી બાજુ તેના પર કામ કરવાનું થતું હોય છે, ડબલ મોનિટરથી કામ ઘણું સહેલું બનશે.

ડિજિટલ લાઇફ ડીક્લટર્ડ રાખીએ

દિવસ દરમિયાન કરવા ધારેલાં કોઈ પણ કામ આપણે કેટલા ફોકસ સાથે, કેટલી ચોક્સાઈ સાથે કરી શકીએ, એનો બધો આધાર આપણી ડિજિટલ લાઇફ કેટલી ઓર્ગેનાઇઝ્ડ છે તેના પર છે. બાકી એવું થાય કે જે કામ કરવા માટે અડધો કલાક ફાળવ્યો હોય તેને સંબંધિત ફાઇલ્સ, ઇમેઇલ્સ વગેરે શોધવામાં જ અડધો સમય નીકળી જાય! આપણો સમય કયા પ્રકારના નોન-પ્રોડક્ટિવ કામમાં વેડફાય છે એ બરાબર સમજીને, ફાઇલ્સ-ફોલ્ડર્સના યોગ્ય રીતે નેમ-સ્ટ્રક્ચર સાથે જાળવવાની ટેવ રાખીએ તો કામમાં જાદુઈ ઝડપ આવી શકશે!

કલર-કોડિંગ, ઇમોજિસ અપનાવી જુઓ

ઇન્ટરનેટ પર આપણે જેનો નિયમિત ઉપયોગ કરતા હોઈએ એવી લગભગ બધી જ એપ્સ, સર્વિસિસ કલર-કોડિંગની સગવડ આપે છે. ગૂગલ ડ્રાઇવ,  વનડ્રાઇવ, વનનોટ, ઇમેઇલ, ડિજિટલ કેલેન્ડર, ટુ-ડુ લિસ્ટ એપ વગેરેમાં દરેક ફોલ્ડર કે ટાસ્ક, ઇવેન્ટ, પ્રોજેક્ટને નિશ્ચિત કલર આપી શકાય છે. ફાઇલ્સ, ફોલ્ડર વગેરેનાં નામ આગળ નિશ્ચિત ઇમોજી પણ ઉમેરી શકાય  (જેમ કે https://emojipedia.org/ માં સર્ચ કરો tick, તેનો કોડ કોપી કરી, નામ આગળ પેસ્ટ કરો). વાત માત્ર સ્ક્રીન સજાવવાની નથી, કલર-કોડિંગ, ઇમોજિસથી ડિજિટલ ઓર્ગેનાઇઝેશન સ્માર્ટ બનશે.

કામ કરીએ, ગમે ત્યારે, ગમે ત્યાંથી

સ્માર્ટફોન કે પીસી/લેપટોપમાં પૂરતી સ્ટોરેજ હોય એટલે એમાં ફાઇલ્સ-ફોલ્ડર્સનો ખડકલો કરતા જઈએ તો એક પોઇન્ટ પછી સ્ટ્રેસ વધે એ નક્કી છે. બીજી તરફ હવે સમય ગમે ત્યાંથી, ગમે ત્યારે કામ કરવાનો છે. તમારું બધું કામકાજ ગૂગલ ડ્રાઇવ કે વનડ્રાઇવ જેવા ક્લાઉડ સ્ટોરેજમાં લઈ જવાનો પ્રયાસ કરી જુઓ. ટીમ વર્ક અને વધુ સ્પેસની જરૂર હોય તો વનડ્રાઇવનું સબસ્ક્રિપ્શન ભરી શકાય, ગૂગલ વન જેવી સર્વિસ પણ પર્સનલ કે પ્રોફેશનલ વર્ક માટે ઓછા ખર્ચે ઘણી સ્પેસ ઓફર કરે છે, એનો લાભ લઈ શકાય. થોડો ખર્ચ થશે, પણ ડિજિટલ લાઇફ વેલ-ઓર્ગેનાઇઝ્ડ રહેશે.

નિયમિત બેકઅપ ભૂલશો નહીં

બાજુમાં જેની વાત કરી એ આપણા તમામ કામકાજ માટે પૂરતી સ્ટોરેજ નિશ્ચિત કરવાની વાત છે. કામ પૂરું થઈ ગયા પછી તેને યોગ્ય રીતે સાચવી રાખવું પણ જરૂરી છે. એ માટે, ખાસ કરીને આપણે ગમે ત્યારે, ગમે ત્યાંથી, જુદા જુદા લોકોએ સાથે મળીને કામ કરવાનું થતું હોય તો એવાં બધાં રોજિંદાં કામ ક્લાઉડમાં કરીએ તો વધુ અનુકૂળતા રહે. એમાં આપણી ફાઇલ્સનો નિયમિત બેકઅપ જળવાય છે. કામ જ્યારે પૂરું થઈ જાય, ફક્ત ભવિષ્યમાં ક્યારેક તેની જરૂર પડી શકે તેમ હોય ત્યારે એવાં પૂરાં થઈ ગયેલાં કામ કમ્પ્યૂટર+એક્સ્ટ્રા હાર્ડ ડ્રાઇવમાં જાળવીએ, એવું પણ થઈ શકે.

નિશ્ચિત ફાઇલ, નિશ્ચિત જગાએ જ

મોટા ભાગના લોકોને વર્ડ-પાવરપોઇન્ટ-એક્સેલ વગેરેમાં કામ કરવાનું થાય ત્યારે એ પ્રોગ્રામ ઓપન કરી, તેમાં ડોક્યુમેન્ટ ઓપન કરીને શરૂઆતમાં તેને ડેસ્કટોપ પર સેવ કરી લેવાની આદત હોય છે. વિચાર એવો હોય કે પછી સમય મળે ત્યાારે યોગ્ય જગાએ સેવ કરી લેશું. આવો સમય ખરેખર ક્યારેય મળતો નથી. પહેલેથી, તમારા અભ્યાસ કે ઓફિસની જરૂર મુજબ ફોલ્ડર્સ-ફાઇલ્સનું એક યોગ્ય સ્ટ્રક્ચર બનાવી લેશો અને તેમને નામ પણ એક ચોક્કસ પેટર્ન મુજબ રાખવાની ટેવ રાખી, ફાઇલ્સને પહેલેથી એ પેટર્ન મુજબ સેવ કરવાની આદત લાંબા ગાળે બહુ લાભદાયી નીવડશે.

મહત્ત્વના દરેક ઇમેઇલ, ફાઇલનું ટેગિંગ

આપણે ફોલ્ડર્સ, ફાઇલ્સ વગેરે સેવ કરવા માટે એક ચોક્કસ સ્ટ્રક્ચર અને નેમ પેટર્ન ફોલો કરવાની વાત કરી. એ સાથે, ઇમેઇલ, ટુ-ડુ લિસ્ટ એપ વગેરેની આપણા વર્કફ્લોમાં મહત્ત્વની ભૂમિકા હોય છે. આવી લગભગ બધી જ એપ/સર્વિસમાં આપણા કામકાજને ચોક્કસ ફોલ્ડરમાં ગોઠવવાની સગવડ હોય છે, તેમ દરેક ઇમેઇલ, ટાસ્ક વગેરેને એકથી વધુ ટેગ કે લેબલ લગાવી શકાય છે. એક ફાઇલ એક જ ફોલ્ડરમાં રહી શકે, પણ તેને લેબલ અલગ અલગ, એકથી વધુ પણ આપી શકાય. તેનાથી જોઈતી ફાઇલ, મેઇલ, ટાસ્ક વગેરે શોધવાનું કે સોર્ટ કરવાનું કામ એકદમ સહેલું બની જશે.

સરખાં કામ, એક સાથે

આખા દિવસ દરમિયાન આપણે જુદાં જુદાં કામ કરવાં જરૂરી હોય ત્યારે કામમાં વરાઇટી હોય તો કામ કરવાનો ઉત્સાહ જળવાઈ રહે, પણ લગભગ સરખા પ્રકારનાં કામ એક સાથે કરી નાખવાથી એ બહુ સહેલાઈથી અને વધુ ઝડપથી પૂરાં થઈ શકે. એ માટે, આવતી કાલે કરવાનાં કામનું પ્લાનિંગ આજની સાંજે કરી નાખવાની આદત કેળવવા જેવી છે. ટુ-઼ડુ લિસ્ટ એપ કે ઼િડજિટલ કેલેન્ડરનો ઉપયોગ કરતા હો તો દિવસના અંતે થોડો સમય ફાળવીને આજે કેટલું કામ થયું અને આવતી કાલે શું કરવાનું છે તેની સ્પષ્ટતા કેળવી લઈએ તો જરૂરી કામ ધારી ઝડપે, ધારી ગુણવત્તા સાથે કરી શકાય.

શક્ય એટલા ઓટોમેશનનો ઉપયોગ

એઆઇના સમયમાં બધું કામ આપણે માથે રાખવાની જરૂર નથી. ઘણાં કામમાં એઆઇની મદદ લઈ શકાય. એ માટે એઆઇને આપવા જરૂરી પ્રોમ્પ્ટ્સમાં ચોક્સાઇ, એઆઇ એકાઉન્ટનું યોગ્ય સેટઅપ વગેરે સમજી લેવું સારું. નિશ્ચિત પ્રોજેક્ટ માટે https://notebooklm.google/ જેવા ‘અલગ’ એઆઇ ટૂલનો પણ લાભ લઈ શકાય. સાથોસાથ આપણી અલગ અલગ સર્વિસને એકમેકને સાંકળીને ઓટોમેટિક એક્શન લઈ આપતી https://zapier.com/,  https://n8n.io/ વગેરે જેવી સર્વિસનો પણ લાભ લઈ શકાય. થોડી એડવાન્સ્ડ સ્કિલની જરૂર પડશે, પણ બહુ ઉપયોગી થશે.

મલ્ટિટાસ્કિંગ કરવું, પણ કંટ્રોલ આપણો

અહીં સુધી આપણે શું શું કરવું, કેવી રીતે કરવું વગેરેની વાત કરી. હવે શું ન કરવું એની પણ થોડી વાત કરી લઈએ. ટુ-ડુ લિસ્ટ, કેલેન્ડર વગેરેનો ઉપયોગ સારો છે, પણ એમાં ટાસ્ક્સનો ભરાવો થઈ જાય તો સ્ટ્રેસ વધે. કેલેન્ડરમાં ટાઇમ બ્લોકિંગ કરીએ ત્યારે બધું જેમ-પેક ન રાખવું, વચ્ચે અચાનક આવી પડતાં અર્જન્ટ/ઇમ્પોર્ટન્ટ કામો માટે પણ સ્પેસ રાખવી. તેમ, મલ્ટિટાસ્કિંગ બરાબર રીતે કરતાં આવડે તો સારી વાત, બાકી ગજા બહાર બધું કરવા જતાં, બધું બગડે એવું પણ થાય. એક સમયે એક જ કામ પર પૂરતું ધ્યાન આપવું વધુ સારું છે. સ્ટ્રેસ નહીં થાય ને કામ સારું થશે.

ઇમેઇલ્સ, મેસેજિસનો ભરાવો થવા ન દેવો

આપણે જે કામ કરવાનું હોય એ મોટા ભાગે ઇમેઇલ્સ કે વોટ્સએપ, સ્લેક જેવી ઇન્ટન્સ્ટ મેસેજિંગ સર્વિસમાં આવતા મેસેજિસના આધારે નક્કી થતું હોય છે. એમાં જે કંઈ નવું આવે તેનો શક્ય હોય ત્યાં સુધી તરત ફેંસલો કરવો સારો. ટૂંકો જવાબ આપી શકાય તેમ છે? આપી દેવો. કોઈ ધ્યાન આપવાની જરૂર નથી? ત્યારે ને ત્યારે ડિલીટ કરી દો. વાત ફક્ત ઇમેઇલ કે મેસેજિસની નથી. કોઈ સારી એપમાં Eisenhower Matrix ટૂલનો ઉપયોગ કરીને બધાં કામને ‘અર્જન્ટ, નોટ અર્જન્ટ, ઇમ્પોર્ટન્ટ, નોટ ઇમ્પોર્ટન્ટ, ડિલીટ’ એવાં ચાર ચોકઠાંમાં વહેંચવાની ટેવ પણ કેળવવા જેવી છે.

શું નથી જ કરવું એની પણ સ્પષ્ટતા

કોઈ અગત્યનું કામ કરતા હોઈએ કે બે ઘડી રીલેક્સ થતા હોઈએ ત્યારે સ્માર્ટફોનમાં ટપકી પડેલા નોટિફિકેશનને કારણે સોશિયલ મીડિયાના ઘોડાપૂરમાં તણાઈ નથી જવું, આપણે દિવસના કામકાજનું યોગ્ય રીતે પ્લાનિંગ કરી લીધું હોય પછી વચ્ચે બીજું કોઈ કામ ઘૂસાડવાની વાત આવે (ને નિર્ણય આપણા જ હાથમાં હોય) તો એને મક્કમતાથી ના કહેવી છે, એઆઇ ચેટબોટ સાથે વાત કરીએ ત્યારે એનો તો સ્વભાવ જ વાતોડિયો છે, આપણે એની સાથે ગપ્પાં મારવા બેસી નથી જવું... આવી નાની નાની સ્પષ્ટતા ને મક્કમતા લાંબા ગાળે બહુ કામ લાગશે.