નવું નાણાકીય વર્ષ માથે છે ત્યારે કામકાજ સહેલું બનાવશે કાનબાન

- MxzeLkwt Ã÷k®Lkøk, ykurVMkLkwt fk{fks fu ÃkAe ½h{kt þw¼ «MktøkLkwt ykÞkusLk - fkLkçkkLk yuÃk ík{kÁt fk{ Mknu÷wt çkLkkðe þfu Au

વાત નાણાકીય વર્ષની હોય, કે પછી સ્કૂલના ધોરણ કે કોલેજના સેમેસ્ટરની, એકમાંથી બીજામાં જવાનું હોય ત્યારે સૌ કોઈને લગભગ એક સરખું, પરીક્ષા આપવા જેવું ટેન્શન ઊભું થતું હોય છે. કારણ સાદું હોય છે - આપણે આખા વર્ષ દરમિયાન કરવાં જરૂરી કામકાજનું પહેલેથી પ્રોપર પ્લાનિંગ કર્યું હોતું નથી. 

અત્યારે નવું નાણાકીય વર્ષ શરૂ થવામાં છે ત્યારે તમને ઓફિસનાં કામકાજ કે પર્સનલ ઇન્વેસ્ટમેન્ટનું પ્રોપર પ્લાનિંગ કરી નાખવાનો ઉત્સાહ હોય તો એ બધું સાદી ડાયરીમાં લખવાને બદલે નવા સમય મુજબ, કોઈ સારી એપનો ઉપયોગ કરી જુઓ. એમાંય જો ‘કાનબાન’ કન્સેપ્ટ અને તેનો વ્યૂ સમજીને તેને ઉપયોગમાં લેશો તો ચોક્કસ ફાયદામાં રહેશો.

ykÃkýwt hku®sËwt fk{fks yLku MxÙuMk

સાવ સાચું કહેજો, તમે કેટલાક વ્યસ્ત રહો છો?

તમારી દુઃખતી નસ દબાવવા બદલ માફ કરશો, પણ આપણી વ્યસ્તતાનો સીધો સંબંધ બે વાત સાથે છે - ટાઇમ મેનેજમેન્ટ અને સ્ટ્રેસ. આ બંને બાબતને પણ એકબીજા સાથે પાછો ગાઢ સંબંધ છે - ટાઇમ મેનેજમેન્ટ બરાબર ન થાય એટલે સ્ટ્રેસ વધે અને સ્ટ્રેસ વધે એટલે ટાઇમ મેનેજમેન્ટ ખોરવાય!

આપણે જીવનમાં જેમ આગળ વધીએ એમ ખ્યાલ આવે કે સ્કૂલ સમયે બોર્ડની એક્ઝામ હોય, સારી કોલેજની એન્ટ્રન્સ એક્ઝામ્સ હોય કે પછી કરિયરના પાટે ચઢી ગયા પછી, ગાડી આગળ દોડાવવાની વાત હોય, જો અમુક બાબતોનું પૂરતું ધ્યાન રાખીએ તો ધારી સફળતા મેળવવી બહુ મુશ્કેલ હોતી નથી.

આ ‘અમુક બાબતો’ એટલે રોજેરોજ, આપણી પૂરી ક્ષમતાએ, સમયસર કરી લેવા જેવાં કામ. એક્ઝામ સમયે ટેન્શન તો જ ઊભું થાય, જો આપણે અગાઉ સમયસર, પૂરતું વાંચ્યું ન હોય.

એવું જ લાઇફના દરેક તબક્કે થાય છે. એટલે જ્યારે સ્ટ્રેસ હજી આપણા માથા પર હાવી ન થઈ ગયેલ હોય, ત્યારે પૂરા સાનભાન સાથે એક ક્ન્સેપ્ટ બરાબર સમજી લેવા જેવો છે - કાનબાનનો કન્સેપ્ટ!

yk fkLkçkkLk fLMkuÃx yk¾hu þwt Au?

આ ‘કાનબાન’ મૂળ જાપાનીઝ, ટોયોટા કંપનીએ વિક્સાવેલો કન્સેપ્ટ છે. જાપાને વર્કપ્લેસ મેનેજમેન્ટ અને ઓવરઓલ મેનેજમેન્ટ માટે ફાઇવ-એસ, કાઇઝન વગેરે સહિત ઘણા કન્સેપ્ટ્સ આપ્યા છે. એવો જ એક કન્સેપ્ટ છે કાનબાન.

સાવ ટૂંકમાં સમજીએ તો આ કન્સેપ્ટમાં આપણું રોજેરોજનું કામ, તેની પ્રાયોરિટી પ્રમાણે અને આપણે વિઝ્યુઅલાઇઝ કરી શકીએ એ રીતે સાદા બોર્ડ પર નાની નાની નોટ્સ સ્વરૂપે સાચવી લેવામાં આવે છે.

નિષ્ણાતો કહે છે કે તમારે જે કંઈ કામ કરવાનું હોય એ સંપૂર્ણપણે અને અગ્રતા પ્રમાણે નજર સમક્ષ રહે તો આપણી કાર્યક્ષમતા ચોક્કસ વધે છે. મૂળ જાપાનની ફેક્ટરીઝમાં પ્રોડક્શન સ્ટાફ માટે ફેક્ટરીમાં દરેક કામ જુદા જુદા કયા તબક્કે છે એ દર્શાવતાં બોર્ડ મૂકવાની પ્રણાલી શરૂ થઈ હતી.

આજના ડિજિટલ યુગમાં આવાં કાનબાન બોર્ડ ફેક્ટરીમાંથી આપણા ખિસ્સામાંના સ્માર્ટફોન સુધી પહોંચી ગયાં છે. આપણે દરેક ટાસ્ક, તેના તબક્કા અને આપણી જરૂર મુજબ ડ્રેગ કરીને એક બોર્ડમાંથી બીજા બોર્ડમાં લઈ જઈ શકીએ. અલબત્ત, કાનબોર્ડ બોર્ડનું સ્વરૂપ એ પ્રકારનું છે કે તેને સ્માર્ટફોનના ટચૂકડા સ્ક્રીન કરતાં પીસી/લેપટોપના મોટા સ્ક્રીન પર જોવા વધુ સરળ છે.

xw-zw r÷Mx yuÃk{kt fkLkçkkLk fu{ sYhe?

પહેલાં તો, આપણે આ કાનબાન બોર્ડની જરૂર કેમ છે એ સમજવું જરૂરી છે. એ માટે, જો તમે ખરેખર ખાસ્સા વ્યસ્ત રહેતા હો, ટાઇમ મેનેજમેન્ટ મુશ્કેલ બનતું હોય, સ્ટ્રેસ વધતો હોય, તો પહેલા સ્ટેપ તરીકે, જો તમે કોઈ ટુ-ડુ લિસ્ટનો ઉપયોગ ન કરતા હો, તો ત્યાંથી જ શરૂ કરો.

તમે કદાચ જાણતા હશો તેમ રીમેમ્બરધમિલ્ક (rememberthemilk.com) કે માઇક્રોસોફ્ટ ટુ-ડુ (to-do.microsoft.com), વગેરે મજાની ટુ-ડુ સર્વિસ છે. આ એપ્સમાં કંઈક ને કંઈક જુદી, આગવી ખૂબી છે.

તમને જે એપ ગમે તેને તમે કાયમ માટે અપનાવી શકો, પણ આવી કોઈ પણ ટુ-ડુ લિસ્ટ એપના ઉપયોગની ટેવ પડશે એટલે તમને એમાં કશુંક ખૂટતું હોય એવું લાગશે – એ છે વિઝ્યુઅલ એલિમેન્ટ.

આ બધાં ટુ-ડુ ટૂલ સારાં છે, પણ તેમાં આપણું બધું કામ, અગ્રતા મુજબ કે તબક્કા મુજબ, ખરેખર નજર સામે રહેતું નથી. આ બધી એપ્સ આપણા કામને લિસ્ટ મુજબ, ઉપરથી નીચેની તરફ લંબાતા જતા લિસ્ટ સ્વરૂપે દર્શાવે છે, પણ કયું કામ કયા તબક્કે પહોંચ્યું છે એ તેમાં એટલું સરસ રીતે જાણી શકાતું નથી, જેટલું કોઈ કાનબાન એપમાં જોઈ અને જાણી શકાય છે.

fkLkçkkLk yuÃMkLkku WÃkÞkuøk Mk{Syu

એવું બિલકુલ ન માનશો કે કાનબાન કન્સેપ્ટ કે તેનો ઉપયોગ કરવાની સગવડ આપતી એપ્સ ફક્ત બિઝી બિઝનેસમેન કે એક્ટિવ એક્ઝિક્યુટિવ્સને જ કામની છે.

તમારા ઘરમાં કોઈ શુભ પ્રસંગ આવી રહ્યો હોય તો એના મેનેજમેન્ટ માટે પણ આ એપ્સ જબરી કામ લાગશે!

સદનસીબે હવે ટ્રેલો (trello.com) જેવી પૂરેપૂરી કાનબાન કન્સેપ્ટ આધારિત એપ તથા ટિકટિક (ticktick.com) જેવી ટુ-ડુ લિસ્ટ, કાનબાન અને પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટનાં અન્ય પાસાં પણ વણી લેતી એપ્સ આપણે માટે હાથવગી અને ફ્રી છે.

આ એપ્સની મજા એ છે કે તેનો ઉપયોગ શીખવા માટે આપણે બિલકુલ સમય બગાડવો પડતો નથી, બિલકુલ ઇન્ટ્યૂઇટિવ - સરળ, સહજ રીતે સમજાવા લાગે એવી આ એપ્સ છે. અલબત્ત, લગભગ દરેક એપ ફ્રી અને પેઇડ એવા બે વર્ઝનમાં ઉપલબ્ધ છે, પણ જો તમે જરા સ્માર્ટ રીતે રોજિંદા કામકાજનું પ્લાનિંગ વિચારી શકો તો આ બધી એપ્સનાં ફ્રી વર્ઝન પણ કાફી થઈ પડશે.

ટ્રેલો રોજિંદા ટુ-ડુ લિસ્ટ કરતાં પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ અને ટીમ સાથેના મેનેજમેન્ટ માટે વધુ ઉપયોગી થશે, જ્યારે ટુડુઇસ્ટ તે ટિકટિક જેવી એપ મૂળભૂત રીતે ટુ-ડુ લિસ્ટ છે, પરંતુ તેમાં કાનબાન વ્યૂ છે. આ બધી એ ઉપયોગમાં સાવ સરળ છે. તેમાં લિસ્ટ બનાવી, તેને પીસી/લેપટોપ પર કાનબાન બોર્ડ સ્વરૂપે જોઈ શકાશે. તમે તમારી મરજી મુજબનાં કાનબાન બોર્ડ પણ બનાવી શકો.

íkÃkkMkðk suðe fkLkçkkLk yuÃMk

ík{Lku su øk{u íku fkuE yuf yuÃk Ãkfze ÷ku

ગૂગલ ટાસ્ક

સૌથી સાદી, સરળ કાનબાન એપ. સીધા tasks.google.com પર પહોંચો કે તેની એપ ડાઉનલોડ કરી લો. તમારાં ટાસ્ક લખવા માંડો અને તેમને કાનબાન જેવા બોર્ડના વ્યૂમાં જુઓ. હવે તમારાં ટાસ્ક્્સ ગૂગલ કેલેન્ડરમાં પણ જોઈ શકાય છે.

ટુડુઇસ્ટ

એક ખાસ્સી પોપ્યુલર, અમેરિકન એપ. todoist.com/ પર જાઓ કે આઇફોન/એન્ડ્રોઇડ માટેની એપ ડાઉનલોડ કરી લો અને કામનાં લિસ્ટ બનાવવા લાગો. અહીં પણ બધું ઇઝી કાનબાન બોર્ડ સ્વરૂપે જોઈ શકાશે.

ટિકટિક

આ પણ એક ખાસ્સી પોપ્યુલર અને ફ્રી વર્ઝનમાં પણ જબરી સગવડો આપતી એપ (ticktick.com) છે. છે બિલકુલ ટુડુઇસ્ટ જેવી. ઉપયોગ પણ સરખો છે. તમે તમારાં કામકાજ ધારો તે રીતે લિસ્ટ કે કાનબાન વ્યૂમાં જોઈ અને મનેેજ કરી શકો છો.

ટ્રેલો

આ બાકીની એપ્સ કરતાં જરા જુદી સર્વિસ (trello.com/) છે. ઉપયોગ સમજવા ને તમારા વર્કફ્લો સાથે મેળ બેસાડવા માટે થોડી મથામણ કરવી પડશે, પણ એ પછી ઘણી પાવરફુલ છે. જોકે અન્ય ફ્રી એપ્સ કરતાં તેનું ફ્રી વર્ઝન થોડું મર્યાદિત લાગશે.