નવું નાણાકીય વર્ષ હાથવેંતમાં છે,, yuLku íkf Mk{SLku ykÃkýk fk{fksLku LkðuMkhÚke økkuXððk suðwt Au

સમય બહુ દયાળુ છે - એ આપણને સૌને નવી નવી તક આપતો રહે છે, પછી ભલે આપણે એ તક ઝડપી લેવામાં કાચા પડીએ! તમે જ વિચારો, હજી હમણાં આપણે ૨૦૨૩ના નવા વર્ષમાં પ્રવેશ કર્યો. એ પહેલાં, દિવાળી પછી નવા વિક્રમ સંવત વર્ષમાં પ્રવેશ કર્યો... આવી દરેક ‘નવી શરૂઆત’ વખતે આપણને કંઈક નવું કરવાનો, જૂની ભૂલો સુધારી  લેવાનો ઉત્સાહ જાગતો હોય છે. તમને પણ જાગ્યો હશે અને હવે કદાચ બધું ઠેરનું ઠેર થઈ ગયું હશે! 

છતાં, તમે વિચારેલી, કરવા ધારેલી બાબતોમાંથી અમુકનું પણ પાલન કરી શક્યા હશો તો સમજાયું હશે કે નવેસરથી શરૂઆત કરવાની આવી તકો ખરેખર ઝડપી લેવા જેવી હોય છે.

કૃપાળુ સમયે ફરી આવી તક આપી છે - નવું નાણાકીય વર્ષ શરૂ થવામાં છે!

તમે નોકરી કરતા હો કે પોતાનો બિઝનેસ હોય તો તો તમારે નવા ફાઇનાન્શિયલ યર સાથે ચોક્કસ લેવાદેવા છે. વિદ્યાર્થી હો તોય વેકેશન સાથે લાઇફને રીબૂટ કરવાની આ તક છે. નિવૃત્ત હો કે ગૃહિણી હો ને નવા નાણાકીય વર્ષ સાથે તમને કોઈ લેવાદેવા નથી એવું માનતા હો તોય તક ઝડપી લેવા જેવી છે. તમે આ પાછલી કેટેગરીમાં હશો તો પણ, પરિવારની આર્થિક બાબતો તમને સ્પર્શતી જ હશે અને તેને નાણાકીય વર્ષ સાથે ચોક્કસ લેવાદેવા છે.

નીચે, જુદી જુદી ત્રણ કેટેગરીમાં આપણા રોજિંદા જીવનને નવેસરથી ગોઠવવાની તક આપે તેવા ત્રણ-ત્રણ મુદ્દાની વાત કરી છે. વાત વાસ્તવિક જીવનની છે, પણ એમાં ડિજિટલ ટૂલ્સ કેવી રીતે કામ લાગે એના પર ફોકસ છે.

કેનવાસ પર થોડા લસરકાથી પણ ચિત્ર ઉપસી શકે એવું અહીં છે - તમે પોતાની રીતે દરેકમાં થોડા ઊંડા ઊતરશો તો આખું ચિત્ર વધુ સ્પષ્ટ થશે!

ykÃkýk Mk{Þ Ãkh ykÃkýku s ytfwþ nkuðku òuEyu...

આજના સમયમાં ડેટા ‘ઓઇલ’ છે એ વાત સાચી, પણ એ વાત મોટી કંપનીઓને લાગુ પડે છે. આપણે માટે તો, જો ધ્યાન ન રાખીએ તો ડેટા આપણો સમય ચોરી જતી બાબત છે! હવે ડેટા બહુ સસ્તો છે, પણ સમય બિલકુલ સસ્તો નથી.

કામકાજમાં શિસ્ત અને સમયપાલન પહેલેથી બહુ મહત્ત્વનાં છે, નવા ડિજિટલ યુગમાં એનું મહત્ત્વ હજી વધ્યું છે. સદભાગ્યે કેટલાય પ્રકારનાં ડિજિટલ ટૂલ્સ એમાં આપણી મદદ કરી શકે છે. આપણા કામમાં ફોકસ્ડ રહેવા માટે બે બાબતની સ્પષ્ટતા હોવી બહુ અગત્યની છે, કયું કામ કરવું જરૂરી છે અને ક્યારે કરવું જરૂરી છે. એ પછી, એથી વધુ અગત્યની વાત એ કે એ કામ ધાર્યા સમયમાં જ પૂરું થાય! આ ત્રણેય બાબત તરફ તમે અત્યાર સુધી ધ્યાન આપ્યું ન હોય તો હવે આપવા જેવું છે. તમે ઇચ્છો તો માત્ર એક્સેલ સ્પ્રેડશીટમાં તમારી જરૂરિયાત મુજબ આ માટેની ગોઠવણ કરી શકો છો.

તમે કઈ એપ કે સર્વિસનો ઉપયોગ કરો છો તે મહ

ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ

તમે રોજનાં, અઠવાડિયાનાં ને આખા મહિનાનાં ટાસ્ક્સ નક્કી કરી, તેના પર નજર રાખવાની આદત કેળવી છે? હજી મોડું થયું નથી. સાવ સાદી રીતે,  નોટ-પેનથી શરૂ કરો અથવા સારી ટુ-ડુ લિસ્ટ એપની મદદ લો. એવું પણ બને કે તમે આવી કોઈ એપમાં એકાઉન્ટ ખોલાવ્યું હશે, પછી તેનો નિયમિત ઉપયોગ નહીં કરી શકતા હો. નો પ્રોબ્લેમ, તમને ફાવે એવી સિસ્ટમ ઊભી કરો, ચાહો તો ફક્ત એક્સેલમાં પણ આ કામ થઈ શકે. મેજિક માત્ર નિયમિત ઉપયોગમાં છે. શું કરવાનું છે એ નજરમાં રહેશે, તો રસ્તા આપોઆપ નીકળશે.

ટ્રાય કરો: todoist.com

ટાઇમ મેનેજમેન્ટ

ટાસ્ક્સ નક્કી થશે એ પછી, એ કરવા માટેના સમય - ટાઇમ સ્લોટ્સ નક્કી કરવા પડશે! ટુડુઇસ્ટ કે અન્ય કોઈ સારી ટુ-ડુ લિસ્ટ એપ પણ તમને કેલેન્ડરમાં ટાસ્ક્સ જોવાની સગવડ આપશે, પણ ગૂગલ, એપલ, આઉટલૂક વગેરે કેલેન્ડરમાં આ કામ વધુ સહેલું બનશે. ચાહો તો તમે કેલેન્ડરને જ તમારું ટુ-઼ડુ લિસ્ટ બનાવી શકશો. અલબત્ત, જે ટાસ્કસ માટે નિશ્ચિત તારીખ-સમય આપી શકાય તેમ ન હોય તેનું મેનેજમેન્ટ કેલેન્ડરમાં મુશ્કેલ બનશે. ટાસ્ક અને કેલેન્ડર એપનું સંતુલન આપણું કામ ઘણું સહેલું બનાવી શકે.

ટ્રાય કરોઃ calendar.google.com

ફોકસ મેનેજમેન્ટ

અત્યારના સમયમાં ફોકસનો અભાવ બહુ મોટી તકલીફ છે. આપણે કોઈ એક કામ એક ચિત્તે, ફક્ત તેનામાં જ ધ્યાન પરોવીને કરી શકતા નથી. મન અને આંગળી સતત એક એપમાંથી બીજીમાં કૂદ્યા કરે છે. એટલે શું કરવાનું છે અને ક્યારે કરવાનું છે તે નક્કી થયા પછી, નિશ્ચિત સમયમાં તે કામ પૂરું થવું પણ જોઈએ. એ માટે કોઈ ‘પોમોડોરો  ટાઇમર’ એપની મદદ લઈ જુઓ. એ દરેક કામને નિશ્ચિત સમયના સ્લોટમાં અચૂક પૂરું કરવાની ટેવ કેળવવામાં મદદ કરશે. સવાલ ફક્ત એવી ટેવ કેળવવાનો છે, પછી એપની જરૂર પણ નહીં રહે!

સર્ચ કરોઃ Pomodoro Timer

ykÃkýkt çkÄkt fk{fks LkðuMkhÚke økkuXðe òuEyu...

ઓફિસમાં તમારા પાર્ટનર, કલીગ કે  સેક્રેટરી, ઘરમાં લાઇફ પાર્ટનર કે પછી સંકટ સમયની સાંકળ સમી મમ્મી...  આ બધા લોકોને તમે દૂર બેઠાં, તમારા લેપટોપમાં તમને જોઈતી ફાઇલ સુધી ફટાફટ પહોંચાડી શકો? જેથી એ તમને એ ફાઇલ મેઇલ કે વોટ્સએપ કરી શકે? આપણું ડિજિટલ ફાઇલ ઓર્ગેનાઇઝેશન અને મેનેજમેન્ટ એવું હોવું જોઈએ, જેથી આપણે દૂરબેઠાં બીજાને તેના સુધી પહોંચાડી શકીએ.

એવું હોય તો પણ એ પરફેક્ટ ન કહેવાય! આપણે પોતાની ફાઇલ્સ સુધી પહોંચવા બીજાની મદદ લેવી જ શા માટે પડે? હજી ગયા અઠવાડિયે જ આપણે ‘ટેક્નોવર્લ્ડ’માં ક્લાઉડ સ્ટોરેજ અને સિન્કિંગની મફત સર્વિસની વિગતવાર વાત કરી હતી. આપણા કામકાજની ફાઇલ્સનું ફોલ્ડર સ્ટ્રક્ચર, નેમિંગ સ્ટ્રક્ચર વગેરે બધી રીતે પરફેક્ટ હોવું જોઈએ અને આપણે જ્યાં જઈએ ત્યાં એ બધું - આપોઆપ - આપણી સાથે રહેવું જોઈએ.

આપણે કામની ફાઇલ્સ, એપ્સ, પાસવર્ડ્સ...આ બધું જ આપણને પોતાને અને ટીમ-ફેમિલીને હાથવગું રહેવું જોઈએ, સતત, ગમે ત્યાંથી.

વર્કફ્લો મેનેજમેન્ટ

તમારો બિઝનેસ હોય તો કોઈ પોટેન્શિયલ કસ્ટમરને પહેલી પિચ કરો ત્યારથી તેનું ફોલોઅપ, ક્વોટેશન, ઓર્ડર, એક્ચ્યુઅલ કામ, ઇનવોઇસ... વગેરે દરેક સ્ટેજ માટે વર્કફ્લો, કહો કે સ્ટાર્ટન્ડ ઓપરેટિંગ સિસ્ટમ, તમે તૈયાર કરેલ છે? તમારા ઉપરાંત ઓફિસની અન્ય વ્યક્તિ પણ તેને ફોલો કરી શકે છે? આવી પ્રોસિજર સેટ કરવા માટે તમને કોઈ પણ ફ્રી ‘કાનબાન’ એપ મદદરૂપ થઈ શકે. ઉપર લખી તે ટુડુઇસ્ટમાં એવી સગવડ મળે છે, ઉપરાંત અન્ય ફ્રી પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ એપ્સ પણ તપાસી શકાય. નવા વર્ષમાં તમારો સમય ઓછો વેડફાશે!

ટ્રાય કરોઃ trello.com

ડિજિફાઇલ્સ મેનેજમેન્ટ

હજી હમણાં જ આપણે આ વિશે વિગતવાર વાત કરી છે, પણ થોડું પુનરાવર્તન કરી લઈએ. આજના સમયમાં આપણા કામની ડિજિટલ ફાઇલ્સ  એવી રીતે સ્ટોર થવી જોઈએ કે આપણે પોતે કે ટીમના અન્ય મેમ્બર ગમે ત્યાંથી, ગમે ત્યારે તેના પર કામ કરી શકે અને બધું કામ સતત સિન્ક્ડ રહે - ફાઇલ એક જ રહે, કામ કરનાર અને તેની જગ્યા બદલાતી રહે. આ માટે કુલ ૧૫ જીબી સ્પેસ આપતી ગૂગલ ડ્રાઇવથી માંડીને ફક્ત ૨ જીબી સ્પેસ આપતું ડ્રોપબોક્સનું ફ્રી એકાઉન્ટ તમને બહુ ઉપયોગી થઈ શકે છે. કામ કરવાની રીત તદ્દન બદલાઈ જશે!

ટ્રાય કરોઃ dropbox.com

ફાઇનાન્સ મેનેજમેન્ટ

નવા ફાઇનાન્શિયલ યરનો સીધો, સૌથી પહેલો સંબંધ ફાઇનાન્સ મેનેજમેન્ટ સાથે છે! બિઝનેસ એકાઉન્ટિંગ માટે કોઈ સારા સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરો છો? પર્સનલ ફાઇનાન્સની રીતે, તમે આખા વર્ષનું સેવિંગ્સ, ઇન્વેસ્ટમેન્ટ પ્લાનિંગ કરો છો? બિઝનેસ-લાઇફના પાર્ટનરને તેમાં સામેલ કરો છો? તમારાં મહત્ત્વનાં બધાં સર્ટિફિકેટ્સ એક ધડાકે મળે એ રીતે ક્લાઉડમાં કે ડિજિલોકર (digilocker.gov.in)માં સાચવ્યાં છે? ન કરે નારાયણ, તમને કંઈ થાય તો ઇન્સ્યોરન્સના પેપર્સ ફેમિલીને સહેલાઈથી મળે એમ સાચવ્યા છે?

જુઓ :zoho.com/in/books/ (ફ્રી પ્લાન છે)

ykÃkýk {øks{kt ½qMkíke ðkíkkuLku ÃkkuíkkLke heíku rVÕxh fheyu...

આપણું મગજ સતત બે બાબતોનું પ્રોસેસિંગ કરતું હોય છે - એક તેને બહારથી જે ઇનપુટ્સ મળે છે તે અને બીજી બાબત છે અંદરનો અવાજ! ઓવરઓલ ઇન્ટરનેટ અને સ્પેસિફિકલી સોશિયલ મીડિયા તરફથી આપણને હવે એટલા પાવરફુલ ઇનપુટ મળે છે કે આપણે ગમે તેટલા સજાગ હોઈએ તોય તેની સામે અંદરનો અવાજ દબાઈ જાય!

એટલે જ આપણા સોશિયલ મીડિયાના ઉપયોગ તરફ હવે વધુ ધ્યાન આપવું પડે તેમ છે. આ મીડિયાની તાકાત અને પોટેન્શિયલ સામે કોઈ શંકા નથી, ફક્ત એ આપણા વિચારોની િદશા બદલે એને બદલે, એ આપણા વિચાર મુજબ, આપણને જે જોઈએ તે બતાવે એવું થવું જોઈએ. એવું જ યુટ્યૂબ વીડિયોનું છે. એ જ રીતે, આ વાઘ પર આપણે સવારી કરીએ, તેના પર આપણી લગામ કસીએ એ પછી જે મળે તેનો આપણા ફાયદામાં ઉપયોગ કરવા માટે પણ આપણે તૈયાર હોવા જોઈએ!

સોશિયલ મીડિયા બહુ પાવરફુલ છે, તેમાંથી આપણને ઉપયોગી બાબતો તારવતાં અને નકામી બાબતો દૂર રાખતાં આપણે શીખવું પડે.

સોશિયલ મેનેજમેન્ટ

ફેસબુક, ઇન્સ્ટાગ્રામ, ટ્વીટર, લિંક્ડઇન, સ્નેપચેટ, પિન્ટરેસ્ટ વગેરેમાં તમે એક્ટિવ હશો જ. આ બધી એપમાં તમે શું જુઓ છો - એપ તમને બતાડે તે? કે પછી તમારે જે જોવું હોય તે? બધી જ સોશિયલ મીડિયા એપ્સ - હવેના સમયમાં ખાસ - એવી સગવડ આપે છે કે આપણે તેના ગુલામ બનીએ તેને બદલે એ આપણી ગુલામ રહે (કંઈક અંશે!). તમે જે સોશિયલ એપનો વધુ ઉપયોગ કરતા હો તેમાં કોને ફોલો કરો છો, કોની પોસ્ટ્સ વધુ જોવા મળે છે વગેરે બાબતો અને તેનાં બારીક સેટિંગ્સ તપાસી જુઓ, આ એપનો તમારો ઉપયોગ ધરમૂળથી બદલાઈ જશે. એ પછી આ એપ્સ તમારે માટે ટાઇમપાસને બદલે પ્રોડક્ટિવિટી એપ બનશે!

વીડિયો મેનેજમેન્ટ

સોશિયલ મીડિયા જેવું જ યુટ્યૂબનું છે. આપણો સમય હવે કદાચ સોશિયલ મીડિયા કરતાં પણ યુટ્યૂબ એપમાં વધુ પસાર થાય છે. એન્ટરટેઇન્મેન્ટ ઉપરાંત, નવા ફાઇનાન્શિયલ યરમાં તમારી સ્કિલ્સ અત્યારે જે લેવલ પર હોય તેનાથી નેક્સ્ટ લેવલ પર લઈ જવા યુટ્યૂબનો ઉપયોગ કરી જુઓ - ઓફિસમાં એચઆર મેનેજર રિવ્યૂ દરમિયાન એવી તાકિદ કરે તે પહેલાં! એજ્યુકેશનલ કે પ્રોફેશનલ અપગ્રેડેશન માટે ટાર્ગેટ્સ નક્કી કરો અને પછી યુટ્યૂબમાં એ માટે એક અલગ જ એકાઉન્ટ ઓપન કરી લો. બે ઘડી મન હળવું કરવા અલગ એકાઉન્ટ અને ફોકસ્ડ વીડિયો વોચિંગ માટે અલગ એકાઉન્ટ - એ પછી યુટ્યૂબ પણ તમારે માટે યોગ્ય કન્ટેન્ટ સજેસ્ટ કરશે!

નોટ્સ મેનેજમેન્ટ

સોશિયલ બ્રાઉઝિંગ, જનરલ સર્ફિંગ કે બ્રાઉઝિંગ, વીડિયો વોચિંગ... આ બધા દરમિયાન તમને કંઈ કેટલુંય એવું મળશે જે તમને સાચવવા જેવું લાગશે. એ બધું રીવિઝિટ કરશો ત્યારે એક તબક્કે, તમને એ બધામાં તમારા વ્યૂ, નોટ્સ, આઇડિયા ઉમેરવા જેવું લાગશે. પછીના તબક્કે, એ બધી ઇન્સાઇટ્સ પરથી લેવા જેવાં એક્શન્સનાં લિસ્ટ બનાવવાનું મન થશે... આ બધા માટે વાત બહુ સિમ્પલ રાખવી હોય તો ગૂગલ કીપ અને પાવર યૂઝ કરવો હોય તો માઇક્રોસોફ્ટી વનનોટ સર્વિસ ( બંને ફ્રી)નો ઉપયોગ કરી જુઓ. ફક્ત આ એક એપ તમારું વર્ષ બદલશે!

ટ્રાય કરો: onenote.com