તમે પ્રોફેશનલ છો? તમારા ઇમેઇલ પણ એવા છે ?

«kuVuþLk÷ ðfo fÕ[h{kt nS Ãký R{uRÕMk çknw {n¥ðLkk Au, Ãký ykÃkýu íkuLkk íkhV Ãkqhíkwt æÞkLk ykÃkíkk LkÚke

ઇન્ટરનેટ પર લાંબા સમયથી ઇમેઇલથી થતા કમ્યુનિકેશનને ઇન્સ્ટન્ટ મેસેજિંગ સર્વિસિસ તીવ્ર હરીફાઈ આપવા લાગી છે. હવે ઇમેઇલ ઉપરાંત વોટ્સએપ, માઇક્રોસોફ્ટ ટીમ્સ, સ્લેક જેવી જુદી જુદી સર્વિસિસનો ઉપયોગ વધી રહ્યો છે. લોકો આ બધાં ટૂલ્સમાં જુદી જુદી વાતોની ફટાફટ આપ-લે કરી લે છે. તેમ છતાં મહત્ત્વના કમ્યુનિકેશનની વાત હોય ત્યારે હજી પણ ઇમેઇલનો દબદબો છે. ખાસ કરીને પ્રોફેશનલ વર્ક કલ્ચરમાં. ઓફિસના ટીમ મેમ્બર્સ કે ક્લાયન્ટ્સ, કસ્ટમર્સ સાથેનું બધું કમ્યુનિકેશન હજી પણ ઇમેઇલ આધારિત રહ્યું છે.

તમે કોલેજ સ્ટુડન્ટ હો કે ઓફિસમાં પહોંચી ગયા હો, પ્રોફેશનલ બન્યા હો તો પછી તમારી ઇમેઇલ એટિકેટ્સ પણ પ્રોફેશનલ જેવી હોવી જોઈએ, બાકી આપણા ઇમેઇલ પરથી આપણું પાણી મપાઈ જાય!

અત્યારે ઇન્ટરનેટ પરની બધી બાબતોની જેમ ઇમેઇલ સર્વિસિસમાં  પણ આર્ટિફિશિયલ ઇન્ટેલિજન્સ (એઆઇ)ની મોટા પાયે એન્ટ્રી થઈ ગઈ છે. આપણે ઇચ્છીએ તો ચેટજીપીટી કે જેમિનાઇ કે ક્લોડ જેવી એઆઇ સર્વિસની એપ કે વેબસાઇટ પર જઇને આપણા ઇમેઇલ ડ્રાફ્ટ કરી શકીએ છીએ.

તેની સાથોસાથ હવે ઇમેઇલ સર્વિસમાં જ એઆઇ ઇન્ટિગ્રેટ થઈ ગઈ હોવાથી ઇમેઇલના કંપોઝ બોક્સમાં જ એઆઇનો ઉપયોગ કરીને આપણે ઇમેઇલ ડ્રાફ્ટ કરી શકીએ છીએ. વાત એઆઇની હોવાથી જે તે ઇમેઇલના થ્રેડમાં જે કંઈ લખાયું હોય તે બધું વાંચી, સમજીને એઆઇ આપણા વતી જવાબ લખી આપે છે.

સવાલ એ છે કે ખાસ કરીને પ્રોફેશનલ વર્ક કલ્ચરમાં ઇમેઇલ કઈ રીતે લખાવા જોઇએ એ તરફ આપણે પૂરતું ધ્યાન આપીએ છીએ ખરા?

R{u÷ ÷¾íke ð¾íku yLku MkuLz çkxLk Âõ÷f fhíkkt Ãknu÷kt fuðe fk¤S sYhe Au?

આજના સમયમાં, તમે ગમે તે ફિલ્ડમાં હો, કમ્યુનિકેશન સ્કિલ બહુ મહત્ત્વની છે. એના પાછા ઘણા પ્રકાર છે. એમાંનો એક છે, સારી રીતે, પ્રોફેશનલ રીતે  ઇમેઇલ લખવાની આવડત. તમે ઓફિસ એક્ઝિક્યુટિવ હો તો આ આવડત વિના બિલકુલ ન ચાલે, તેમ હજી કોલેજ સ્ટુડન્ટ હો તો પણ આ બાબત તરફ પહેલેથી ધ્યાન આપવું જરૂરી છે. નીચે આપેલી વાતો, વાંચવામાં નાની લાગશે, પણ આવી નાની નાની બાબતો જ આપણને બીજાથી અલગ તારવતી હોય છે!

સ્પષ્ટતા સૌથી વધુ મહત્ત્વની

આજના સમયમાં સૌ કોઈ અત્યંત વ્યસ્ત છે. આપણે જ્યારે એક પ્રોફેશનલ તરીકે બીજા પ્રોફેશનલને ઇમેઇલ મોકલી રહ્યા હોઇએ ત્યારે તેમના સમયનું સન્માન ચોક્કસ જાળવવું જોઇએ. એટલા માટે ઇમેઇલની શરૂઆતમાં જ આપણે શા માટે ઇમેઇલ કરી રહ્યા છીએ, તેનું બેકગ્રાઉન્ડ શું છે, આપણી શી અપેક્ષા છે અને આપણે શા માટે ઇમેઇલ મોકલી રહ્યા છીએ તેની સ્પષ્ટતા કરી દેવી જોઇએ. ખરેખર ઇમેઇલમાં આથી વિશેષ કશું લખવાની જરૂર પણ રહેવી ન જોઈએ. તમે શક્ય એટલા ઓછા શબ્દોમાં, સ્પેલિંગ કે ગ્રામરની ભૂલ વિના, વધુમાં વધુ  સ્પષ્ટતા આપી શકો તો સામેની વ્યક્તિની નજરમાં તમારું માન વધશે!

એઆઇની ભલે મદદ લો, પણ...

ગમે તેટલી લાલચ થઈ આવે, તમારા ઇમેઇલ લખવાનું કામ એઆઇના ભરોસે છોડશો નહીં!

જરૂર પડે તો તેની મદદ લઈ શકાય, પરંતુ એ માટે પણ થોડો જુદો એપ્રોચ લઈ શકાય. સીધેસીધું ઇમેઇલના ઇનબોક્સમાં એઆઇથી કંઈક લખી નાખવાને બદલે એઆઇની અલગ એપમાં જઇને ડ્રાફ્ટ તૈયાર કરી જુઓ. ત્યાંથી તેને કોપી કરીને નોટપેડ કે અન્ય કોઈ પણ જગ્યાએ પેસ્ટ કરો. ત્યાં ઇમેઇલ પૂરેપૂરો વાંચો. તમારી જરૂર મુજબ ફેરફાર કરો. ખાસ તો એઆઇ ચેટબોટે ચેટના અંતે વધારાનાં કંઈ સૂચન કર્યાં હોય તો એ ભૂલ્યા વગર ડિલીટ કરો (હવે ઘણા રિપોર્ટ કે અન્ય લખાણોમાં આવાં, વાતચીત આગળ વધારવાનાં ચેટબોટનાં સૂચનો પણ જોવા મળે છે, જેના કારણે સૌ કોઈ જાણી શકે કે લખાણ એઆઇમાંથી કોપી-પેસ્ટ કરવામાં આવ્યું છે અને આગળ કોઈ પ્રકારની અક્કલ દોડાવવામાં આવી નથી!). તમે તમારા ઇમેઇલમાં આવી ભૂલ ક્યારેય કરશો નહીં.

સામેની વ્યક્તિને સમજવી જરૂરી છે

સામેની વ્યક્તિની જરૂરિયાતો જેટલી વધુ સારી રીતે સમજીને ઇમેઇલ લખીએ એટલું વધુ સારું. હવેના સમયમાં ઇમેઇલના જવાબ આપવા માટે કે અન્ય પ્રકારના લખાણ માટે એઆઇનો વધુમાં વધુ ઉપયોગ થાય છે પરંતુ તેમાં મોટા ભાગે એકતરફા રિસ્પોન્સ પર ફોકસ હોય છે. મતલબ કે આપણે શું કહેવું છે તેની જ વાત હોય. ખરેખર તો આપણે જેને ઇમેઇલ મોકલી રહ્યા છીએ તેની અપેક્ષા શું છે એનો પણ આપણે વિચાર કરવો જોઇએ.

એવું માનો કે આપણો ઇમેઇલ…

...અનેક લોકો વાંચવાના છે! આજના સમયમાં કશું સહેલાઇથી વાયરલ થતું નથી. આપણે કોઈને ઇમેઇલ મોકલીએ ત્યારે તેને વાયરલ કરવાનો આપણો કોઈ હેતુ પણ હોતો નથી. ઇમેઇલ મેળવનારી વ્યક્તિના મનમાં પણ એવો વિચાર ન હોય તેમ છતાં આપણે જ્યારે પણ ઇમેઇલ લખીએ ત્યારે એવું જ માનીને ચાલવું જોઇએ કે આપણો ઇમેઇલ એક નહીં અનેક લોકો વાંચવાના છે.

એ કારણે ઇમેઇલમાંનું લખાણ હંમેશાં  પ્રોફેશનલ ટોનમાં હોવું જોઇએ. આપણે જેમને મેઇલ મોકલ્યો હોય તે આપણો મેઇલ અન્ય કોઈને ફોરવર્ડ કરે તો એવી અન્ય કોઈ પણ વ્યક્તિ એ ઇમેઇલ વાંચે તો તેના મનમાં આપણા વિશે કોઈ સંતુલિત, સમજદાર વ્યક્તિનો ઇમેઇલ હોવાની છાપ ઊભી થવી જોઇએ. આટલું થયું તો ભયો ભયો!

સબ્જેક્ટ લાઇન પર ખાસ ધ્યાન આપીએ

સોશિયલ મીડિયામાં આપણે કંઈ પણ પોસ્ટ કરીએ ત્યારે તે આપણા કયા અને કેટલા ફોલોઅર્સને જોવા મળશે તે આપણે નક્કી કરી શકતા નથી. સોશિયલ મીડિયાના અટપટા અલ્ગોરિધમથી તે નક્કી થાય છે.

પરંતુ ઇમેઇલમાં એવું નથી. તેમાં તો આપણે ઇમેઇલ મોકલીએ અને સામેની વ્યક્તિનું ઇમેઇલ એડ્રેસ સાચું હોય તો તેના ઇનબોક્સમાં આપણો મેઇલ અચૂક પહોંચે.

જોકે સામેની વ્યક્તિ ખાસ્સી એક્ટિવ હોય તો તેના ઇનબોક્સમાં મેઇલ્સની ભીડ જામેલી રહેતી હોય. આપણો ઇમેઇલ તેમાં એકનો ઉમેરો કરે. આવે સમયે આપણા ઇમેઇલની સબ્જેક્ટ લાઇન એવી હોવી જોઇએ જેના કારણે સામેની વ્યક્તિને જોઇતી લગભગ બધી સ્પષ્ટતા ત્યાંથી જ મળી જાય.

પ્રોફેશનલ, છતાં પર્સનલ

સોશિયલ મીડિયામાં આપણે કંઈ પણ પોસ્ટ કરીએ તો એ એક સાથે અનેક લોકો વાંચવાના છે એવું માનીએ તો ચાલે. પરંતુ ઇમેઇલ વ્યક્તિગત કમ્યુનિકેશન છે. ખાસ કરીને ગ્રૂપમાં ઇમેઇલ મોકલી ન રહ્યા હોઇએ અને કોઈ એક જ વ્યક્તિને ઇમેઇલ જવાનો હોય ત્યારે આપણે એ વ્યક્તિનું પૂરું સન્માન જાળવીને અને પર્સનલ ટચ સાથે ઇમેઇલ લખવા પર ધ્યાન આપવું જરૂરી છે. એ જ રીતે એકથી વધુ લોકોને  ઇમેઇલ મોકલતી વખતે ‘બ્લાઇન્ડ કાર્બન કોપી (બીસીસી)’નો ઉપયોગ કરવામાં સમજદારી છે.

કશું અધૂરું છોડશો નહીં

તમને પણ ઘણી વાર એવા ઇમેઇલ આવતા હશે, જેમાં માંડ એકાદું વાક્ય હોય! શું કહેવામાં આવી રહ્યું છે તે આપણે સમજી જ ન શકીએ. અથવા, એકાદું એટેચમેન્ટ હોય પરંતુ તે શા માટે મોકલવામાં આવ્યું છે અને આપણે તેનું શું કરવાનું છે એ વિશે કોઈ સ્પષ્ટતા ન હોય.

તદ્દન અજાણી વ્યક્તિ આવા ઇમેઇલ મોકલે તે તો સમજી શકાય પરંતુ ઘણી વાર આપણા અન્ય ટીમ મેમ્બર્સ કે ક્લાયન્ટ કે સર્વિસ પ્રોવાઇડર પણ આવા મેઇલ મોકલતા હોય છે. આ લોકોને એવી ટેવ હોય કે આ પ્રકારે અધકચરી માહિતી ધરાવતો ઇમેઇલ મોકલ્યા પછી તે ફોન કૉલ જોડે અને પછી ઇમેઇલમાં શું મોકલ્યું છે તેની સ્પષ્ટતા કરે. આમ કરીને તેઓ આપણો બે વાર સમય બગાડે!

આ રીતે, ઇમેઇલમાં કશું ક્યારેય અધૂરું છોડવું ન જોઇએ. ઇમેઇલમાં ઓછાં વાક્યો હોય એ સારી વાત છે. પરંતુ એટલામાં જે કહેવાનું છે તે સ્પષ્ટ થઈ જવું જોઇએ. એ જ રીતે ફક્ત એટેચમેન્ટ મોકલી દેવાને બદલે તે શા માટે મોકલવામાં આવ્યું છે તેની સ્પષ્ટતા પણ હોવી જોઇએ.

કોઈની પાસે સમય નથી

આપણે કોઈને ઇમેઇલ મોકલીએ ત્યારે એ કેવા સંજોગમાં, ક્યારે વાંચવામાં આવશે એ પણ વિચારી લઇએ તો આપણો ઇમેઇલ વધુ અસરકારક બને. આપણે એવું જ ધારી લેવાનું કે સામેની વ્યક્તિ કોઈ મીટિંગમાં વ્યસ્ત હશે અને એ સમયે ફોનમાં ઇમેઇલનું ઇનબોક્સ ઓપન કરીને તેમાં આપણો ઇમેઇલ ખોલી તેના પર નજર ફેરવશે. આવે સમયે તેમને લાંબી વાર્તા વાંચવામાં કોઈ રસ ન હોય એ સમજી શકાય. આપણે બને તેટલા ઓછા શબ્દોમાં, મુદ્દાસર, બુલેટેડ પોઇન્ટ્સમાં આપણી વાત લખી શકીએ તો આપણે ઇમેઇલ લખવામાં માસ્ટરી કેળવી છે તેવું કહી શકાય.

ગ્રૂપમાં ઇમેઇલ્સની આપલે વખતે...

ઘણી વાર એવું બને કે આપણે કોઈ ગ્રૂપ ઇમેઇલના મેસેજિસના ભાગ તરીકે કોઈ ઇમેઇલ મેળવ્યો હોય અને આપણે તેનો જવાબ આખા ગ્રૂપને આપી રહ્યા હોઇએ (આવે સમયે ‘રિપ્લાય ઓલ’ કરતી વખતે પણ એવું કરવું જરૂરી છે કે નહીં તે વિચારી લેવું જોઈએ).

એવું પણ બને કે આપણે એ ગ્રૂપના, ટીમના ફક્ત એક મેમ્બર  હોઇએ. આપણી ટીમના લીડર બીજા કોઈ હોય. પરંતુ જ્યારે આપણે ગ્રૂપ ઇમેઇલનો ગ્રૂપમાં સૌને જવાબ આપી રહ્યા હોઇએ ત્યારે આપણે પોતે જ ગ્રૂપ લીડર છીએ એવું માની લેવું જોઇએ! અહીં બોસગીરી કરવાની વાત નથી, પરંતુ ગ્રૂપમાં જવાબ આપતા હોઇએ તો એ જવાબ વાંચનારી દરેક વ્યક્તિને આપણો જવાબ પૂરેપૂરો સમજાય અને તેના આધારે કોણે શું કરવાનું છે એ પણ સમજાય એ બહુ જરૂરી છે. એકદમ સ્પષ્ટતા સાથે, નિશ્ચિત વ્યક્તિને ધ્યાનમાં રાખીને કમ્યુનિકેશન કરવામાં આવે એ પણ લીડરશિપની એક આવડત છે. તમારી ટીમના લીડર ફક્ત બોસ નહીં પરંતુ સાચા લીડર હશે તો તેમને તમારો આવો એટિટ્યૂડ ચોક્કસ ગમશે!

પ્રોફેશનલ ઇમેઇલમાં ઇમોજિસ?

આજકાલ વોટ્સએપ મેસેજિસ અને સોશિયલ મીડિયા પરની પોસ્ટ્સમાં ઇમોજિસની ભરમાર હોય છે. ત્યાં આખી વાત ઇનફોર્મલ હોય એટલે એવો એપ્રોચ ચાલે.

આપણા લખાણમાં ઇમોજિસથી કંઈક ફન કે વિઝ્યુઅલ એલિમેન્ટ ઉમેરાય, પરંતુ ઇમેઇલમાં ઇમોજિસનો ઉપયોગ બને ત્યાં સુધી ટાળવો જોઇએ. ખાસ કરીને, આપણે પ્રોફેશનલ તરીકે અન્ય પ્રોફેશનલ્સને ઇમેઇલ મોકલી રહ્યા હોઇએ ત્યારે ઇમોજિસ માટે ક્લિયર ‘નો નો એપ્રોચ’ રાખવો જરૂરી છે. ઇમોજિસને રિઝર્વ રાખો તમારા વોટ્સએપ મેસેજિસ માટે!